O ESOCIAL E A GESTÃO DE PESSOAS: análise bibliográfica das mudanças de rotina nas relações trabalhistas.

Leonardo dos Santos¹

¹Graduado em Letras Vernáculas pela Universidade do Estado da Bahia – UNEB - Brumado/Bahia/Brasil. Artigo apresentado como Trabalho de Conclusão do Curso de Especialização em Gestão de Pessoas da Unigrad de Vitória da Conquista-BA.

RESUMO: Visando as mudanças e inovações nos sistemas de informações tributárias imposta pelo fisco nacional, o presente instrumento de estudo vem apresentar o projeto eSocial – Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, e os anseios dos gestores de RH nas atualizações de conhecimentos e rotinas trabalhistas no Brasil. A pesquisa tem como objetivo abordar sobre o processo de implantação, o modelo estruturado de funcionamento, as mudanças na atual estrutura de informação trabalhista ao fisco nacional, os principais impactos nas áreas de atuações das relações trabalhistas, a importância de um sistema unificado de informação e os benefícios a serem alcançados pelo fisco, pelo empregador e pelo trabalhador. Diante desse contexto, foi necessário descrever o processo que se espera do eSocial, bem como abordar sobre as dificuldades que poderão surgir e as barreiras na implantação devido a cultura organizacional. A metodologia tem uma abordagem bibliográfica, aplicada em trabalhos de alguns autores acerca do assunto, a legislação vigente e pesquisas em sites na internet.

Palavras - Chave: Desafios. EFD Social. Gestão de Pessoas. Legislação Trabalhista.

1 INTRODUÇÃO

O eSocial, também conhecido como Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) da Folha de Pagamento ou SPED social, foi um dos termos mais citados em 2014 e 2015 no que diz respeito à relação empregador e governo. Trata-se de um projeto do governo federal que tem o objetivo de simplificar as obrigações tributárias acessórias que atualmente devem ser cumpridas pelo empregador. Dessa forma, em vez de o empregador preencher e enviar vários formulários, declarações e registros públicos, enviará somente o eSocial:

"A prestação das informações ao eSocial substituirá a entrega das mesmas informações em outros formulários e declarações a que estão sujeitos os obrigados ao eSocial, com padronização das informações e redução da quantidade de obrigações. O eSocial permitirá ao empregador atuar com maior transparência e segurança jurídica, evitando assim passivos fiscais e trabalhistas desnecessários. Os serviços dedicados aos trabalhadores serão aprimorados para que estes possam gozar de seus direitos trabalhistas e previdenciários com maior rapidez e plenitude. Haverá maior dificuldade para o cometimento de fraudes contra o sistema previdenciário e trabalhista brasileiro, que prejudicam o trabalhador e toda a sociedade e aumentam a concorrência desleal com os empregadores regulares."

(Manual 2.1 eSocial, 2015).

Esta substituição será implantada a médio e longo prazo e acarretará na comutação das obrigações como: o Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD), Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) dentre outras. Esse projeto está sendo desenvolvido, em conjunto, pela Caixa Econômica Federal (CAIXA), pelo Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), pelo Ministério da Previdência Social (MPS), pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), e faz parte da Agenda de Ações para Modernização da Gestão Pública, conduzida pelo Ministério do Planejamento, que está sendo construída em diálogo com a Câmara de Gestão, Desempenho e Competitividade e o conjunto dos Ministérios.

A implantação desse sistema, que está previsto para setembro 2016, mudará as rotinas na área de Recursos Humanos buscando unificar e padronizar a qualidade das informações contábeis e fiscais das empresas pois a intenção do governo é de centralizar em um único sistema os dados fiscais, tributários, previdenciários e trabalhistas em tempo real e via internet.

Um dos principais objetivos dessa informatização é aumentar a arrecadação de impostos com maior eficiência nas fiscalizações inibindo, assim, ações criminosas contra o fisco nacional. Outra promessa que se espera é a facilidade que o trabalhador terá com acesso a informações trabalhista referente ao seu contrato de trabalho, acesso a saldos e benefícios adquiridos durante a abrangência de seu contrato, bem como aos movimentos tributários. É o final do chamado “Jeitinho brasileiro” perante questões trabalhistas.

Sendo assim, o artigo propõe uma sistemática abordagem sobre o processo de implantação, investimento, a estrutura de funcionamento, mudanças na atual estrutura de informação ao fisco nacional, impactos nas áreas de atuações das relações trabalhistas, importância e os benefícios a serem alcançados pelo projeto do eSocial. Sugere ainda e de forma específica, uma análise sobre o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED e seus projetos, trazendo o novo Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial.

2 METODOLOGIA

A metodologia aplicada consistiu em pesquisa bibliográfica e documental buscando analisar conteúdos mais recentes em artigos, matérias jornalísticas e sítios da internet. A dificuldade encontrada na metodologia foi o fato de o tema ser recente, havendo assim, limitações no que se refere ao campo de estudo por ter poucas obras publicadas e com isso não ter muita disponibilidade de acervo, impossibilitando uma ampla cobertura do tema. Como enfatiza Gil:

"A principal vantagem da pesquisa bibliográfica reside no fato de permitir ao investigador a cobertura de uma gama de fenômenos mais ampla que aquela que poderá pesquisar diretamente. Esta vantagem se torna particularmente importante quando o problema da pesquisa requer dados muito dispersos pelo espaço." (2002, p. 71-72)

Diante do ensinamento do autor supracitado, a pesquisa é de cunho bibliográfico básico, com abordagem teórica, realizada através de meios tecnológicos com processo de análise. Nesse sentido, o estudo tem por objetivo identificar os impactos e os benefícios trazidos pelo eSocial para o empregado, empregador e o Governo, informar também sobre os prazos e o cronograma de implantação do sistema eSocial, buscando uma forma mais clara e objetiva de deixar o leitor informado desse importante sistema fiscal. Dessa forma, procurou-se trazer maior quantidade possível de informações através da leitura de artigos, matérias e manuais técnico contábil e de recursos humanos.

3 RESULTADOS

3.1. Conceituando o eSocial

O SPED trabalhista e previdenciário ou eSocial é o sistema que será utilizado para unificação e envio das obrigações trabalhistas. Com previsão de início para 2016, esse projeto está sendo considerado, antes mesmo de sua implantação, o maior e mais complexo projeto do Sped fiscal tributário.

Com a publicação do Decreto 8.373/2014 em 11 de dezembro de 2014 no Diário Oficial da União, o tema ganhou ainda mais força, especialmente junto com a Resolução 1 de 24 de junho de 2015, que instituiu e definiu o cronograma de envio das informações previdenciárias e trabalhistas. Com a data de início do eSocial definida, o que antes era especulação, torna-se realidade, obrigando as empresas a começarem a se preocupar com seus processos internos e informações que serão enviadas.

A proposta deste projeto é criar um sistema informatizado que receberá informações como: admissões, demissões, afastamentos, CAT, atestados de saúde ocupacional, aviso de férias, aviso prévio, folha de pagamento, entre outras. Esses eventos serão transmitidos quase em tempo real.

O Manual de Orientação do eSocial, em sua versão 2.1, de junho de 2015, publicado do Diário da União em 07 de julho de 2015, conceitua o eSocial como:

"(...) um projeto do governo federal que tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta das informações descritas no seu objeto, armazenando-as no Ambiente Nacional do eSocial possibilitando aos órgãos participantes do projeto, sua efetiva utilização para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS. O eSocial estabelece a forma com que passam a ser prestadas as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, e de produção rural. "(Manual 2.1 eSocial, 2015)

Este ambicioso projeto vai impactar em mudanças estruturais no atual modelo de informação enviada ao fisco, voltado a todos os vínculos trabalhistas contratado no Brasil e que são regidos pela Consolidação das leis Trabalhistas (CLT), sejam eles de caráter efetivo ou temporário, estagiários, menores aprendizes, trabalhadores cooperados, autônomos, domésticos. Como também será exigido para todos os portes de empresas, desde os Microempreendedores Individuais (MEI), produtores rurais até as empresas de grande porte e multinacionais.

3.1.1 Formas de Identificação

Com o objetivo de simplificar a forma de identificação dos empregadores e empregados, o sistema utilizará apenas o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) para identificar o empregador, quando pessoa jurídica. Já o empregado, pessoa física, será identificado pelo Cadastro de Pessoa Física (CPF). Para as pessoas físicas que são cadastradas com matrícula no Cadastro Específico do INSS (CEI), será criado o Cadastro de Atividades da Pessoa Física (CAEPF), que será um número sequencial ao CPF. Trabalhadores em obras de construção civil terão sua identificação através do CPF e do Número de informação Social (NIS), este NIS é composto pelo número do Programa de Integração Social (PIS) ou pelo Número de Informação do Trabalhador (NIT) ou ainda pelo número do Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público (PASEP). Os números do CPF e do NIS do trabalhador deve estar consistente com o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS), caso contrário, gerará recusa na hora da transmissão. Visando este tipo de ajuste, o site do eSocial disponibiliza de um aplicativo chamado Consulta Qualificação Cadastral e funciona online permitindo ao usuário verificar se o CPF e o NIS estão aptos para serem utilizados no eSocial.

3.1.2 Envio das Informações (Arquivos de transmissão)

Dentro das rotinas trabalhistas, para cada situação que ocorrer, deverá ser gerada e transmitida um evento, não tendo a necessidade de acumulo para envio posterior. A empresa ou pessoa física empregadora terá que transmitir o arquivo com seu leiaute correspondente, para cada informação existente um leiaute específico, observando os prazos legais.

Eventos como os admissionais são classificados como eventos importantes por se tratarem de eventos iniciais, dessa maneira, assim que o empregador admitir um empregado, o arquivo com o evento da respectiva informação deverá ser transmitido antes mesmo de o empregado iniciar suas atividades profissionais, caso contrário, o sistema invalidará qualquer informação posterior se não tiver sido transmitido o evento da admissão.

O evento correspondente ao Aviso de Férias será enviado com, no mínimo, trinta dias de antecedência no caso de férias individuais e quinze dias para férias coletivas. Nem sempre as empresas notificam seus colaboradores neste prazo legal. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em seu Artigo 135, destaca que: “ A concessão de férias será participada, por escrito, ao empregado, com antecedência de, no mínimo, 30 (trinta) dias. Dessa participação o empregado dará recibo. ” E com o eSocial essas informações terão que ser previamente enviadas correndo o risco de serem notificadas. As empresas terão que elaborar uma gestão adequada da programação de férias dos seus empregados.

A transmissão da folha de pagamento, bem como outras informações previdenciárias trabalhistas e fiscais, deverá ser enviada antes um arquivo de abertura que funcionará como espelho e no final um arquivo de encerramento. Durante a transmissão se um mesmo arquivo for enviado mais de uma vez, o arquivo enviado por último será o arquivo válido e o que foi enviado antes será invalidado.

Todas essas informações a serem enviadas consistirá na geração do arquivo contendo informações previstas nos leiautes, assinado digitalmente. Esse arquivo é transformado em um documento eletrônico que será transmitido pela internet para o ambiente nacional do eSocial que após verificação da integridade das informações emitirá um protocolo de recebimento com um número de recibo de entrega que servirá como referência para ser utilizado em eventuais retificações ou exclusões.

3.2 Principais Objetivos do eSocial

Com a centralização do sistema de informações trabalhistas e tributárias impulsionadas pelo SPED Social, o governo espera uma diminuição de fraudes trabalhistas ao mesmo tempo em que o empregado terá ao alcance um acervo de informações menos burocráticas e a extinção da informalidade. Isso é o que se espera do eSocial.

A promessa do governo é de proteger o trabalhador das práticas abusivas ou informais no ambiente de trabalho e com isso buscar uma maior otimização nas relações trabalhistas e uma fiscalização mais atuante nas normas do trabalho, bem como coletar facilmente informações para cunho estatístico.

Com o novo sistema pretende-se ainda eliminar gradativamente algumas obrigações acessórias, como Dirf, Rais, Caged e Manad, até ano de 2017 e substituir outras obrigações já a partir do ano de implantação, como Livro de Registro de Empregado, Folha de Pagamento, GFIP, Comunicação de Acidente de Trabalho, Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), e Formulário de Seguro Desemprego.

3.3 Etapas do eSocial

A ideia do projeto é que a transmissão funcione da mesma forma que o envio da Nota Fiscal Eletrônica, não haverá um programa validador que faça a verificação do arquivo e constando alguma divergência, a resposta será enviada automaticamente pela Receita, neste caso, o usuário terá um novo prazo para ajustar a ocorrência e proceder com um novo envio.

Nos casos de matriz e filiais, o envio será efetuado pela matriz. As informações poderão ser lançadas manualmente no site do eSocial caso a empresa tenha até 10 vínculos empregatícios, demais empresas deverão fazê-lo através do arquivo XML.

O envio das informações do eSocial será efetuado em 3 etapas:

• A primeira etapa se refere a uma Carga Inicial, que tem a finalidade de alimentar o banco de dados do Governo. Caso seja mantida a data prevista, no primeiro dia útil de setembro de 2016, deverá ser enviado um arquivo contendo a Carga Inicial. A Carga Inicial é um arquivo que deverá conter apenas as informações cadastrais das empresas e dos funcionários. Serão exigidas várias informações relacionadas aos funcionários, tais como: endereço, escolaridade, filiação, jornada de trabalho, duração do contrato de trabalho, dentre outras.

• A segunda etapa se refere ao envio de arquivo por evento. Os eventos são situações que ocorrem na relação entre empregador e empregado. Por exemplo, nos casos de admissão e demissão, será efetuado o envio de um arquivo contendo informações referentes à admissão e outro com informações referentes à demissão. Caso um funcionário receba a notificação de férias, também deverá ser efetuado o envio de um arquivo contendo essa informação. São 44 tipos de eventos que exigem o envio. Caso ocorra um mesmo evento para vários funcionários, deverá ser remetido um arquivo individualizado, no momento em que o evento ocorrer. Desta forma, caso um funcionário tenha sido notificado do Aviso Prévio, no mesmo dia deverá ser enviado o arquivo correspondente à informação. O atraso na remessa do arquivo acarretará multa para a empresa.

• A terceira etapa se refere ao envio mensal: será remetido um arquivo contendo informações relativas à folha de pagamento dos funcionários. Porém, o prazo para o envio é o segundo mês subsequente ao do processamento; desta forma, os valores calculados em janeiro serão enviados em março. O envio será efetuado através de um arquivo XML.

3.3.1 Cronograma

Para início da vigência do eSocial, devem ser encaminhados os Eventos Iniciais e de Tabela, seguidos pelo envio dos Eventos Periódicos e Não Periódicos, respeitando suas respectivas temporalidades. Estes documentos possuem amarrações entre si que devem ser respeitadas no momento da disponibilização dos arquivos. A empresa atualizará os dados de suas tabelas básicas, Eventos Iniciais, estabelecimentos, cargos, funções, rubricas, lotações, horários, ambientes de trabalho, processos administrativos/judiciais, e dos funcionários ativos e transmitirá para a base de dados do Governo. A partir da carga dessas informações, toda e qualquer movimentação deve ser enviada ao Governo, mantendo assim as informações do eSocial sempre atualizadas. O cronograma seguirá da seguinte forma:

• Janeiro a março de 2016 – Liberação do Ambiente Teste.

Após a publicação do manual será disponibilizado um ambiente de testes para as empresas se familiarizarem com o envio das informações;

• Setembro de 2016 – Início do Envio.

Alguns meses após a disponibilização do ambiente de testes, será obrigatória a transmissão de dados como cadastramento, vínculos, contribuições previdenciárias e folha de pagamento para as empresas que se enquadram no primeiro grupo (empresas com faturamento acima de R$ 78 Milhões em 2014);

• Janeiro de 2017 – Início do Envio do Evento Saúde e Segurança do Trabalho.

Por fim, será obrigatório no primeiro grupo o envio das informações relativas à Saúde e Segurança do Trabalho. Nesse momento, inicia-se também o envio das obrigações para as empresas do segundo grupo (empresas com faturamento inferior a R$ 78 Milhões em 2014);

• Julho de 2017 – Envio do Evento Saúde e Segurança do Trabalho para demais empresas.

Nesse momento, o envio das informações de ambiente de trabalho para Saúde e Segurança do Trabalho também passam a ser obrigatórias para as empresas do segundo grupo.

De acordo com o cronograma, as informações das cargas iniciais serão feitas por etapas e isso ajudará os gestores a se organizarem tendo tempo para articular equipes e delegar obrigações que alimentarão o novo sistema.

3.4 Impactos no setor de RH

Devido à complexidade do Sistema do eSocial, sua implantação vai impactar em mudanças nas diversas áreas de atuação das relações trabalhistas, principalmente nas áreas de Recursos Humanos, Saúde e Segurança do Trabalho e Departamento de Pessoal. Outras áreas também serão atingidas com essas mudanças como a Financeira, a Comercial, a Contabilidade e o Jurídico. Conforme já mostrado nesta pesquisa, as informações dos eventos trabalhistas não poderão mais ser informadas fora dos prazos da legislação trabalhistas e previdenciárias vigente, sob o risco de sofrer punição de multa pela falta de comunicação no prazo adequado, pois a fiscalização será online em tempo real, notificando e multando as infrações ocorridas. Com isso, pode-se prever modificações importantes na rotina operacional das empresas que terão que ser monitoradas permanentemente pelo Recursos Humanos e este por sua vez, terá que está extremamente atualizado com a legislação trabalhista e previdenciária. Não haverá um dia para tratar do sistema ou transmiti informações, na verdade todo dia será dia do eSocial e isso terá que ser arraigado pelo Departamento Pessoal. No setor de Recursos Humanos, a preocupação maior será consegui o maior número de informações cadastrais dos funcionários recém selecionados para admissão, pois a rotina de admissão deverá ser transmitida no dia anterior ao dia do efetivo início do trabalho, da mesma forma a ocorrência de rescisão de contratos, que deve ser imediatamente informada ao Departamento Pessoal, com a situação correta da comunicação do Aviso Prévio. O setor de Saúde e Segurança do Trabalho também passará por mudanças significativas. A Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), por exemplo, passará a integrar o sistema e terá campo específico para lançamento, com isso, não necessitará gerar um documento separado. A informação da CAT será feita através de um envio parcial, antes mesmo do parecer médico e um envio total logo após o laudo médico respeitando um prazo de envio de até o dia útil seguinte. Outra mudança visa substituir, futuramente, o informativo Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), como objetivos do eSocial. Para tais mudanças e outras, constam no leiaute do sistema várias informações sobre a saúde do trabalhador:

"As empresas deverão informar o último ASO emitido para o trabalhador (nome e CRM do profissional médico que atestou). A partir da entrada no eSocial, as empresas deverão informar todo ASO que vier a ser emitido. A monitoração biológica dos trabalhadores que atuam com substâncias químicas também deverá ser enviada ao eSocial, junto com a informação do médico do trabalho que realiza o monitoramento. Cada trabalhador terá as atividades que desempenha na empresa enviadas ao eSocial com a finalidade de cumprir o exigido no PPP. Estas atividades normalmente se encontram descritas no PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais e no LTCAT – Laudo Técnico Condições Ambientais no Trabalho elaborado por profissional engenheiro do trabalho ou médico do trabalho. O trabalhador que atuar em ambiente ou cargo exposto a agentes nocivos à sua saúde, deverá ter o risco informado ao eSocial. Serão enviados inclusive os riscos ergonômicos e mecânicos. Todos os riscos deverão ser correlacionados com a codificação da Tabela divulgada pelo eSocial." (Manual 2.1 eSocial, 2015)

Outro ponto que terá alto impacto na implantação do eSocial é a troca das informações trabalhistas entre empresas. Para empresas que se utilizam dos serviços prestados por escritórios de contabilidade terceirizados para processamentos da folha de pagamento, que quase na totalidade são as pequenas empresas brasileiras e que são usadas as mais variadas formas de comunicação, como documentos e anotações em papel, e-mails, planilhas, e até mesmo redes sociais são utilizadas para informar dados do empregado, como admissões, rescisões, atestados, faltas, horas-extras, afastamentos etc. O que está sendo sugerido é que empresas e contadores terão que usar sistemas eficientes e capazes de fazer a integração entre as organizações e departamentos, como um suporte remoto de comunicação entre o sistema da empresa e do escritório de contabilidade para alimentação desses dados.

3.4.1 A mudança de cultura e procedimentos internos

Como trata-se de um sistema eletrônico, não haverá espaço para “deixar para depois” e isso implica em mudanças de cultura na maioria das empresas brasileiras. Mudanças nem sempre são vistas com bons olhos pelos empregados, principalmente por funcionários mais antigos e que se habituaram a trabalhar de forma rotineira solidificando assim um modelo de cultura organizacional. Chiavenato (1999, p.138) define cultura organizacional como:

"[...] o conjunto de hábitos e crenças estabelecidos através de normas, valores, atitudes expectativas compartilhados por todos os membros da organização. Ela refere-se ao sistema de significados compartilhado por todos os membros e que distingue uma organização das demais. Constitui o modo institucionalizado de pensar e agir que existe em uma organização. A essência da cultura de uma empresa é expressa de maneira como ela faz seus negócios, a maneira como ela trata seus clientes e funcionários, o grau de autonomia ou liberdade que existe em suas unidades ou escritórios e o grau de lealdade expresso por seus funcionários com relação à empresa. A cultura organizacional representa as percepções dos dirigentes e funcionários da organização e reflete a mentalidade que predomina na organização. " Chiavenato (1999)

Através desse conceito conclui-se que a cultura organizacional está condicionada a administração de pessoas e isto implica em alterar modelos obsoletos de trabalho, o que envolve diretamente no desempenho profissional e pessoal de alguns funcionários. Trazendo para o contexto do RH, rotinas como contratação empregatícia, por exemplo, terá que ser informada ao Ministério do trabalho com dois dias de antecedência. Um desafio, visto que, não é de costume essa agilidade de informação.

Não é surpresa que a dinâmica funcional mude continuamente, pois com a era globalizada do contexto atual e um cenário de economia cada vez mais competitiva, as organizações precisam se adaptar com as mudanças.

Diariamente os profissionais de RH irão realizar alguns envios para o sistema do eSocial. A partir do envio, o sistema da Receita Federal irá validar a informação enviada e emitirá um número de protocolo de recebimento dessa informação. Não existirá um prazo fixo para envio de todas as informações, os prazos variarão de acordo com o assunto.

Mudanças nas rotinas de admissões e demissões, por exemplo, deverão ser informadas imediatamente quando ocorrerem. O trabalhador não poderá ser admitido ou demitido sem que o arquivo com a informação já esteja na base de dados da Receita.

Para que a empresa possa acompanhar as mudanças, será necessário muito investimento por parte dos diretores e gestores em geral, pois haverá necessidades de treinamentos, contratação de mão de obra, reorganização estrutural no que diz respeito às comunicações internas (entre setores) e externas (entre filiais), aquisição e/ou atualização de software e isso implica diretamente em mudança de cultura organizacional. Se essas mudanças não forem bem planejadas pode acarretar em sobrecarga de funções, desmotivação, desinteresse da equipe, etc.

Os Gestores terão que, antes de mais nada, procurar se informar sobre o novo sistema, eles precisarão estudar estratégias para implantação e buscar capacitação, tanto para si como para sua equipe. Para os membros da equipe, à primeira vista pode parecer um acumulo de serviços, poderá haver resistências e para que essas barreiras sejam contornadas caberá ao Gestor a tarefa de motivador. Haverá uma maior necessidade de conhecimento da legislação ou um trabalho de reciclagem, revisão nos processos internos com foco na integração, e uma conscientização organizacional a partir dos Gestores.

3.4.2 Impacto sobre a empresa e o empregado

Com a obrigação do sistema Sped Social o cenário empresarial passará por profundas mudanças no comportamento e na gestão da área de pessoal das empresas, desde a sua implantação até a sua operacionalização. Será necessário o envolvimento de todas as áreas desde o departamento de pessoal passando pela contabilidade, pelo setor de informática, e em muitos casos será necessária a participação dos setores produtivos e o apoio total da direção da empresa.

Como o eSocial irá integrar todas as informações sobre os funcionários, a análise e cruzamento de dados ficarão mais fáceis para o governo. Em outras palavras, haverá mais fiscalização. Como por exemplo, a integração da folha de pagamento ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) que já contempla a emissão de notas fiscais e conhecimentos de transporte, entre outros módulos, permitirá ao governo cruzar as informações de praticamente todas as dimensões da operação empresarial. A partir de agora, as notas-fiscais (que indicam as vendas realizadas pelos estabelecimentos), os conhecimentos de transporte (que sinalizam as entradas de estoque nos estabelecimentos) e as operações com folha de pagamento, se integrarão numa grande rede de informação que permitirá ao Fisco acompanhar, em tempo real, todas as operações da empresa.

Um efeito colateral do eSocial, contudo, será sentido nas relações entre empregados e empregadores. Até agora, se um empregado desejava sair de férias na semana seguinte porque ganhou uma viagem num sorteio, poderia negociar com seu chefe e arranjava-se tudo com uma notificação de férias feita com data retroativa. Isso acaba. O aviso de férias deverá ser dado com antecedência de 30 dias diretamente no site do eSocial, o que inviabilizará avisos retroativos. O lado bom é que antes o empregador também podia impor as férias para o dia seguinte, se isso lhe fosse conveniente, usando o mesmo artifício de aviso retroativo – e isso também acaba.

Numa única frase, o eSocial vai exigir que todos os eventos relacionados com a folha de pagamento, desde a admissão do funcionário até a sua demissão, sejam notificados nos prazos legais e pelo sistema eletrônico. Acabam-se os registros retroativos e os acertos feitos a posteriori, salvo algumas exceções previstas pela norma que visam a dar flexibilidade às poucas operações onde ela é necessária (acertos de ponto de equipes externas, por exemplo).

3.4.3 Adaptação ao sistema e a necessidade de treinamentos

O processo de adaptação a esse novo projeto não é um desenvolvimento simples, vem acompanhado de conflitos, processos demorados, treinamento e motivação.

Para a implantação e manutenção dos trabalhos, o treinamento da equipe de Recursos Humanos e Departamento de Pessoal é de fundamental importância e necessita ser feito de forma planejada e com qualidade. Buscando minimizar os impactos e dificuldades que irão surgir, a organização precisa utilizar o treinamento como ferramenta agregadora para que ela se sinta preparada para assumir novos desafios. Segundo Lakatos (1997, p.160), "o treinamento pode ser considerado esforço planejado, organizado, especialmente projetado para auxiliar os indivíduos a desenvolverem suas capacidades". E é esse esforço por parte da empresa não pode faltar nesta etapa de implantação.

Já segundo Robbins (2010), "os funcionários de uma empresa podem ser os principais estimuladores da inovação e da mudança ou podem ser seu principal bloqueio. O desafio para os administradores é estimular a criatividade de seus funcionários e sua tolerância à mudança. ". Por isso, o treinamento do pessoal da equipe de recursos humanos está entre os maiores aliados. A empresa, através dos treinamentos oferecidos, busca minimizar os impactos e dificuldades que irão surgir no decorrer do processo e também utilizar o treinamento como ferramenta incentivadora de auxílio aos seus colaboradores, para que toda a organização se sinta preparada para assumir novos desafios.

4 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Através deste estudo, pode-se analisar os objetivos de implantação do eSocial que entrará em vigor em 2016, pode-se ainda avaliar aspectos que acredita ser positivos e negativos para os Gestores de RH e as Empresas em geral. Verificou-se a importância que esse projeto trará para empregados, empregadores e Governo Federal. O empregado terá suas informações trabalhistas mais acessíveis e em tempo real, com maior transparência e segurança, o empregador contará com um sistema tecnológico mais avançado e que visa reduzir burocracias e retrabalho após a implementação das obrigações acessórias e ao Fisco Federal a maior eficácia nas arrecadações e fiscalizações tributárias e trabalhistas. Isso é o que almeja o Governo Federal e sua comissão de gestão social.

Nas pesquisas realizadas, verificou-se que há uma crença no qual o eSocial, em primeiro momento, enfrentará grandes desafios dentro das organizações, entre estes está a mudança da cultura organizacional e mudanças de procedimentos internos, nos quais Gestores afirmam que os processos precisam ser ajustados, porém o incentivo de que o programa irá facilitar a fiscalização, havendo mais controle de informações os tornam mais otimistas.

O eSocial irá mudar procedimentos internos e externos nas empresas em geral, e isso visa melhorias e facilidades dos processos. Cabe a todas as organizações cumprirem com o prazo, e buscar se adequar aos procedimentos exigidos pelo fisco e enfrentar mais esse desafio em busca de benefícios prometidos pelo programa.

Este estudo buscou contribuiu para o entendimento do novo cenário que vem se definindo a partir da implantação do eSocial. Nada melhor do que a busca pela informação e atualização para cumprir com as novas exigências do governo. A sugestão é haja mais publicações de artigos e livros sobre o assunto, uma vez que essa foi uma das limitações desta pesquisa e, como proposta para próximos estudos, sugere-se ainda, uma pesquisa realizada após a implantação do eSocial afim de comparar os prós e os contras da nova forma de envio bem com a mudança de rotina vivenciada com o novo sistema nas áreas de Recursos Humanos e de Departamento de Pessoal.

REFERÊNCIAS

CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas

organizações. Rio de Janeiro: Campus, 1999;

ESOCIAL, Manual do. Manual de orientação do eSocial. Disponível em

<http://www.esocial.gov.br/NovaVersao.aspx>. Acesso em 06/07/2015;

ESTADÃO,Disponível,http://economia.estadao.com.br/noticias/geral,decreto-cria-esocial-para-unificar-envio-de-dados-de-empresas-ao-governo-leia-a-integra,1605966. Acesso em 15 de setembro de 2015;

ESTADÃO,Disponível,http://economia.estadao.com.br/noticias/geral,treze-respostas-sobre-o-esocial,1565046. Acesso em 15 de setembro de 2015;

GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 4 ed. São Paulo: Atlas, 2002;

LAKATOS, Eva Maria. Sociologia da administração / Eva Maria Lakatos – São Paulo:

Atlas, 1997.

Oliveira, Francisco Antonio de. Consolidação das Leis do Trabalho / Francisco A. de Oliveira. 3ª ed. Rev., atual. E ampli. – São Paulo: Editora Revista dos Tribunais, 2005;

ROBBINS, Stephen P., 1943- . Comportamento Organizacional / Stephen P. Robbins, Timothy A. Judge, Filipe Sobral; [tradução Rita de Cássia Gomes]. 14. Ed.São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010.