Ética no uso correto de e-mails

Por Orácio Kuradomi

Atualmente, as pessoas vivem o tempo todo “conectadas” aos seus emails, seja no ambiente de trabalho ou até mesmo em momentos de lazer, por isso é primordial que saibam usar corretamente essa ferramenta. Para tanto, apresento as seguintes 10 dicas:

1. Ao encaminhar mensagens, apague todos os cabeçalhos – Inclusive aquelas linhas de endereços eletrônicos que passou de um para outro. Procure deixar somente o texto ou anexo e daí escreva sua mensagem, retire também do título assunto: os termos "En", "Enc", "Fwd", "Re", “Res". Desta forma, além de economizar o tempo do destinatário - que não precisará rolar várias linhas até encontrar sua mensagem, o tornará importante, pois ele não estará entre vários outros na linha dos endereços eletrônicos;

2. Evite e-mails com vários destinatários – Quando precisar mandar uma mensagem para várias pessoas, não use o recurso “Para:” nem o “Cc” com diversos destinatários. Ao invés disso, utilize o “Cco”, que significa “Com cópia oculta”. Assim, o destinatário não visualizará os demais e ficará protegido dos Spammers, que não poderão copiar os endereços eletrônicos;

3. Escreva e-mails de forma objetiva – E-mails extensos, com cores variadas, letras pequenas ou fontes difíceis de ler se tornam incompreensíveis. Simplifique, utilize letras de preferência na cor preta e fonte padrão jornal. Lembre-se que e-mails repletos de coisas desnecessárias fazem com que o destinatário perca o interesse de ler. Geralmente, esses são deixados para depois, resultando na paralisação de algum projeto ou requisição importante, correndo o risco até mesmo de ser excluído;

4. Redija corretamente – Evite gírias, erros de português e principalmente linguagem de internet. Atente-se a esses detalhes ao escrever um email, assim não haverá problemas de interpretação e equívocos. Use gírias comuns da internet apenas com amigos ou familiares. Letras maiúsculas jamais devem ser digitadas em emails, pois são deselegantes e traduzidas como se estivesse exaltado na conversa;

5. Revise todo texto antes de enviá-lo – A mensagem deve ser revisada minuciosamente, pois muitos abusam do recurso “copiar e colar”, se predispondo a erros e inclusive envio de informações trocadas. Então, confira datas, valores, endereços e o nome;

7. Evite logotipos e gráficos nas mensagens – Alguns destinatários, por conta da configuração, não conseguem visualizar imagens inseridas no corpo do email e no lugar delas aparece o símbolo “X”. No caso de folder eletrônico, prefira encaminhar o link, no qual é possível ser visto em um site ou servidor FTP. Porém, se não tiver outra opção, copie e cole a imagem direto na mensagem e confirme se o destinatário a recebeu;

8. Não envie e-mails “pesados” – Além de demorar para chegar ao destino, esse tipo de mensagem fica sujeita ao bloqueio pelo servidor, consumindo a capacidade de memória da Caixa de Mensagens. No lugar de emails “pesados” prefira mandar vários e-mails com um ou dois arquivos anexados. Ou, então, utilize o FTP de seu site e programas como YouSendlt, que permitem baixar arquivos pelo browser, deixando os e-mails liberados;

9. Utilize e-mails corporativos apenas para trabalho – Evite brincadeiras, testes de paciência, fotos de paisagens, humor e, principalmente, conteúdo constrangedor. O e-mail é um documento, tem IP de origem registrado e pode ser utilizado como prova em demissões por justa causa, por exemplo. Portanto, evite utilizá-lo para estes fins. Discussões também devem ser evitadas por mensagens eletrônicas, pois, além de improdutivas, são deselegantes. Prefira conversar pessoalmente ou por telefone, usando o e-mail apenas para formalizar ações ou acordos de maneira simples, rápida e objetiva;

10. Tenha ética e rapidez ao se comunicar via internet – Seja sempre cordial ao redigir, encaminhar ou responder uma mensagem. Tenha agilidade nas respostas de e-mails e, caso não consiga responder imediatamente, entre em contato com o destinatário e resolva o assunto. Assim você evita aquela impressão de descaso.

"Não há problema que não possua soluções"