E-mails causam estresse em funcionários

E-mail é um dos veículos de comunicação interna, utilizados nas empresas, que cria uma cadeia de relacionamentos com as pessoas, juntamente com os chamados msn, programas de mensagens instantâneas. A comunicação interna se propõe a troca de informações com os funcionários e incentiva a participação na concretização dos objetivos organizacionais.

Ocorre que muitos funcionários sofrem de estresse devido ao grande volume de e-mails recebidos durante o expediente de trabalho. Muitos sentem algum tipo de pressão, seja pela quantidade, seja pelo tempo que tem para responder ou pela freqüência com que verifica sua caixa de e-mails.

Como resultado surge o cansaço, a ansiedade, a frustração ao checar a caixa de mensagens todo momento. Diversas pesquisas revelam que o e-mail é responsável pela maior parte dos problemas no ambiente de trabalho. É comum o funcionário olhar sua caixa de mensagens de 30 a 40 vezes por hora, isto é “uma chuva” de informações, mensagens e requisições a serem realizadas.

Esta falta de tempo para pensar e organizar-se mentalmente, vem causando prejuízos ao andamento dos trabalhos. O que também prejudica a continuidade das tarefas diárias e causa obstáculos para a produtividade da empresa.

Estas empresas utilizam o serviço para comunicar-se também com clientes e fornecedores, por ser um dos meios de comunicação mais rápido para determinadas tarefas. Entretanto, com a demanda por aparelhos portáteis, como laptops, palmtops, ficamos conectados por muito mais tempo. Assim, trabalhamos muito mais e a pressão por respostas rápidas não espera, batendo a nossa porta todo momento.

Neste caso, é preciso diminuir o tempo dedicado aos e-mails e evitar esses impactos negativos. Mas, para isso as empresas devem utilizar outros veículos de comunicação interna e delegar os e-mails a um número adequado de funcionários, não sobrecarregando uma pessoa apenas. Com isso possibilitaria ao funcionário relaxar e verificar a caixa de e-mail com menor freqüência. Ao separá-los por prioridades, estabelece o que deve ser respondido com maior rapidez.

A comunicação de voz, conversas que proporcionam o contato pessoal direto, podem ocorrer a qualquer hora, em qualquer lugar, dentro ou fora da empresa. O que contribui para o esclarecimento de pequenas dúvidas e integra os funcionários. Evitando distorções de informações e mal entendidos.

A exemplo disto, o Skype ganha espaço no cotidiano empresarial, devido a sua rapidez e permitindo a redução de custos telefônicos. As reuniões são virtuais, através de áudio-conferência, o que permite a troca de mensagens tanto de voz como de texto, a custo zero.

Afinal, nada substitui o contato com outro ser humano. As pessoas querem ser ouvidas e compreendidas. Neste processo de troca de informações é preciso estar atendo a variedade de expressões que podemos utilizar. Pois refletem o que desejamos, nossas reais intenções para com o outro. O que falamos com as pessoas e como falamos, “o nosso tom de voz”, refletirá mutavelmente no resultado que tanto desejamos.

Aglaé Meinberg

Fevereiro/2009