Fraudes em Condomínios

Empresas e/ou pessoas desonestas podem:

• Pedir para o fornecedor de produtos ou serviços fazerem uma nota fiscal com valor superior ao real, e ficar com a diferença.

• Recusar-se a apresentação das pastas com movimento financeiro ao conselho ou aos moradores;

• Fazer uso de cópias de NF para duplicidade de pagamentos (pagar direto no condomínio e enviar originais para administradora)

• Fazer uso de retiradas bancário como fundo de caixa e não fazer a prestação mensal deste recurso (usar o dinheiro do condomínio para fins pessoais)

• Efetuar pagamentos pessoais com cheques do condomínio para posterior acerto de contas;

• Tirar dinheiro secretamente do fundo de reserva, que é usado só em caso de emergência. Se não há conferência do saldo e da movimentação do fundo, não se percebe esta irregularidade.

• Não especificar as contas a pagar, e desviar dinheiro do condomínio.

Em casos mais graves, deixar de pagar contas e o condomínio fica inadimplente (água, luz, gás, outros fornecedores).

• Incluir produtos pessoais ou residenciais nas faturas do condomínio;

• Não registrar funcionários.

Fornecedores contratados

• Algumas empresas têm seus "fornecedores cativos", que lhe destinam "por baixo dos panos" uma porcentagem (de 5 a 10%, geralmente) do valor do serviço ou produto oferecido ao condomínio.

• Por isso, dificilmente são melhores fornecedores ou os que fazem o menor preço. Para se prevenir contra esse problema, requerer sempre 3 orçamentos para compra de produtos ou contratação de serviços.

• É conveniente que o síndico ou o conselho confirmem diretamente com as empresas o valor do orçamento e seus principais pontos, para evitar a possibilidade "maquiagem" dos preços ou dos serviços oferecidos.

• Nas despesas maiores, sugere-se que o próprio síndico ou os conselheiros façam diretamente cotações com fornecedores. Também pode-se aceitar orçamentos apresentados por condôminos.

• No caso de fornecedores de produtos que necessitam de constante renovação, como materiais de limpeza são interessantes promoverem um rodízio entre as empresas de que se compra. Assim, diminui a possibilidade de "conchavo" e pode-se verificar a diferença de qualidade entre os produtos e serviços oferecidos.

• Os orçamentos de contratação de serviços e compras de produtos devem ser aprovados em Assembléia. Qualquer alteração de valores deve motivar a convocação de nova Assembléia. Exceção: serviços de emergência; despesas correntes (material de escritório, limpeza), que muitas vezes não precisam de aprovação.

• Muitos síndicos e administradoras não fazem o que determina a lei e não oferecem aos condomínios a previsão orçamentária maquiando desta forma as falhas e a evasão de recursos através de pagamentos de juros e multas, pela má gestão administrativa, pela falta de orçamentos previamente determinados pela convenção.

Contribuições trabalhistas

• Uma das fraudes mais comuns cometidas por empresas desonestas é não pagar as contribuições trabalhistas dos funcionários do condomínio e dos prestadores de serviços,

• Há casos relatados de falsificação de autenticação bancária nas guias de recolhimento. Era cobrado o dinheiro do condomínio relativo à contribuições trabalhistas, mas não eram pagos, sendo entregue cópias adulteradas das guias.

• Independentemente de a administradora ser a responsável pelo débito, neste caso, os condôminos são obrigados a saldar a dívida previdenciária, conforme determina o artigo 123 do Código Tributário Nacional. (CTN - Lei nº 5.172 de 25 de Outubro de 1966) – “Art. 123. Salvo disposições de lei em contrário, as convenções particulares, relativas à responsabilidade pelo pagamento de tributos, não podem ser opostas à Fazenda Pública, para modificar a definição legal do sujeito passivo das obrigações tributárias correspondentes”.

• Recomenda-se ao síndico ou aos conselheiros realizar pessoalmente a emissão da CND (Certidão Negativa de Débito) do INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social). Isso pode ser feito via internet. O documento tem validade de 60 dias.

• O pagamento do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) pode ser acompanhado pelo funcionário, que deve receber periodicamente em sua residência extratos de sua conta de contribuição, enviadas pela Caixa Econômica Federal. É interessante verificar com os funcionários se eles realmente estão recebendo esta correspondência.

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Conta corrente do condomínio

• É necessário fazer um acompanhamento constante da movimentação da conta corrente: no mínimo, semanal. Se o condomínio tem "conta pool", ou seja, o dinheiro fica numa conta comum da administradora (junto com outros clientes), verificar minuciosamente os relatórios por ela enviados sobre a movimentação, comparando com as despesas alegadas.

• A "conta pool" proporciona ao condomínio economia de taxas bancárias mas aumenta a possibilidade de fraudes, porque o condomínio não tem os extratos fornecidos pelo banco, apenas o relatório da administradora. É lógico que, se a conferência dos relatórios for atenciosa, fecha-se esta brecha.

Havendo suspeita de irregularidades...

• Se há suspeita de irregularidades e/ou fraude da administradora ou do síndico anterior, o melhor a fazer é ter uma postura discreta, num primeiro momento. É interessante juntar o maior número de documentos que provem a irregularidade. Há muitos casos de processos por calúnia e difamação motivados por acusações de fraude em condomínios.

• Pode-se contratar uma auditoria, em suspeita de fraude ou má administração. Embora sejam comuns os boatos e suspeitas de irregularidades, poucos casos chegam à Justiça. Um dos motivos é a duração deste tipo de processo: pode demorar até três anos só em primeira instância.

• Nesse período, o réu pode desfazer-se dos bens. Assim, caso ganhe a causa, o condomínio ainda corre o risco de ficar sem receber.

Se existirem provas documentais constatando crime, uma ação penal deve ser movida com pelo menos uma das seguintes acusações: estelionato, apropriação indébita ou falsificação ideológica.

• Se a acusação permanecer apenas no âmbito civil, pode ocorrer condenação patrimonial e posterior negociação entre as partes.

O que fazer para evitar...

• Verificar atentamente os balancetes.

• Verificar a movimentação do fundo de reserva.

• Participar ativamente das assembléias, em especial da que trata da prestação de contas anual, chamada de assembléia ordinária.

• Ela tem realização obrigatória, e deve compreender a aprovação da previsão orçamentária, e as contas do ano anterior - ambas referentes às despesas ordinárias, ou seja, de manutenção. Novo Código Civil:

"Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembléia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.

§ 1o Se o síndico não convocar a assembléia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.

§ “2o Se a assembléia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.”

• Mudanças posteriores na previsão de gastos devem ser aprovadas em Assembléia Geral Extraordinária. O mesmo vale para as despesas extraordinárias, como obras de melhoria.

• Muitos condomínios, erroneamente, não aprovam a previsão orçamentária para o ano seguinte, mas apenas as contas do ano anterior. Isso equivale assinar um cheque em branco e reclamar posteriormente do valor gasto, quando já se tem poucos recursos para reverter a situação.

• Em caso de dúvidas, deve-se conferir documentos do condomínio: extratos bancários, notas fiscais, contas de água e luz, contribuição dos funcionários.

• Todo condômino tem direito ao acesso a esses documentos, que ficam em poder do síndico ou da administradora. Estes não são obrigados a realizar uma prestação de contas individual, mas não podem barrar o acesso do condômino aos papéis. Eles podem marcar data e horário para a conferência, mas não devem permitir que o condômino leve para casa os documentos, pois possuem a guarda legal dos mesmos.

• Sempre tomar cuidado na aprovação de orçamentos. Deve-se consultar sempre ao menos três empresas. Mas deve-se ter em mente que há casos em que os valores de concorrência são aprovados pelos moradores e, ainda assim, o fornecedor é obrigado a pagar uma porcentagem. Requerer ao menos três orçamentos apenas diminui a probabilidade de isso acontecer.