Estudo de Caso: Comparação das Atividades no Setor de Patrimônio no HGP - Mudança de Gestão e Seus Impactos
1. Introdução
Este estudo examina as mudanças e os impactos no setor de Patrimônio do Hospital Geral de P (ocultando o nome da cidade) (HGP) após a transferência de sua gestão de Facilities para Suprimentos. No período de setembro a novembro de 2024, a atuação desse setor passou a ser avaliada sob duas óticas distintas: uma abordagem estratégica e integrada oferecida pela gestão Facilities e um modelo mais passivo e desconectado, sob a gestão de Suprimentos. A análise inclui comparações operacionais e de eficácia, buscando identificar como a transição afetou a eficiência, a organização e a qualidade dos serviços prestados.
2. Situação Anterior: O Setor de Patrimônio na Gestão Facilities
Na gestão de Facilities, o setor de Patrimônio do HGP desempenhava um papel essencial e integrado, alinhado com práticas modernas de gestão hospitalar e de infraestrutura. Conforme descrito por Oliveira (2015) em "Gestão de Facilities: Conceitos, Estratégias e Aplicações", o setor de Facilities é responsável por proporcionar condições estruturais e de operação para que as atividades principais do hospital possam ocorrer de maneira fluida e eficiente.
Resultados Obtidos na Gestão Facilities: A integração com as equipes de manutenção e engenharia clínica permitia que o setor de Patrimônio atuasse de forma ágil e coordenada, como descrevem Gonçalves & Santos (2019), garantindo uma resposta rápida a imprevistos e melhorando a experiência do usuário. Além disso, a supervisão ativa e os relatórios semanais e mensais proporcionavam um controle rigoroso e uma visão estratégica das operações, conforme recomendado pela Associação Brasileira de Facilities (ABRAFAC, 2020). Essa sinergia resultava em uma cultura de proatividade e compromisso, essencial para o bom funcionamento de um ambiente hospitalar de alta demanda.
3. Situação Atual: O Setor de Patrimônio na Gestão Suprimentos
Após a mudança para a coordenação de Suprimentos, o setor de Patrimônio do HGP experimentou uma atuação menos proativa e menos integrada às operações hospitalares. Embora essa integração teoricamente pudesse aproximar o setor dos processos de compras e facilitar o controle de aquisições, na prática, houve uma perda significativa de eficiência e visibilidade sobre o uso dos bens.
Irregularidades e Impactos Identificados: Estudos como os de Silva & Pereira (2018) mostram que a falta de proatividade na gestão de patrimônio em instituições hospitalares pode prejudicar a eficiência de uso dos recursos, refletindo diretamente no atendimento ao paciente. No HGP, isso se traduziu em falta de controle sobre bens patrimoniais e em um acompanhamento mais passivo das aquisições, resultando em atrasos e erros nos relatórios. Além disso, o setor passou a realizar atividades que não fazem parte de suas atribuições, como o armazenamento de materiais, gerando sobrecarga e desvios de função (Carvalho & Silva, 2017).
A inflexibilidade de horários e a falta de supervisão direta também tiveram impacto no bem-estar e na produtividade da equipe, conforme detalham Montgomery & Fernandez (2021) em sua análise sobre gestão de ativos em saúde. A sobrecarga e a falta de uma supervisão estruturada limitaram a capacidade do setor de desempenhar seu papel adequadamente, comprometendo o atendimento hospitalar e a experiência do paciente.
4. Resultados Obtidos na Atual Gestão.
A integração do setor de Patrimônio com Suprimentos resultou em desafios que afetaram diretamente a qualidade da gestão e o uso eficiente dos recursos. A falta de uma supervisão direta e o acúmulo de tarefas não essenciais reduziram a capacidade do setor de atuar estrategicamente, conforme relatado por Grubor & Grubisic (2017) em suas observações sobre a importância da coordenação de cadeia de suprimentos no ambiente hospitalar. A falta de um plano estruturado de controle patrimonial tornou o setor reativo, dificultando a utilização otimizada dos bens.
5. Análise Comparativa.
A análise comparativa entre as duas gestões evidencia as principais diferenças:
Visão e Atribuições do Setor de Patrimônio:
Gestão Facilities: O setor de Patrimônio atuava de forma estratégica, com foco em segurança e funcionalidade, promovendo a qualidade e o conforto para pacientes e colaboradores. A supervisão ativa e a integração com áreas de manutenção favoreciam uma resposta rápida e uma visão holística das necessidades do hospital (Oliveira, 2015).
Gestão Suprimentos: A gestão passiva e o distanciamento das operações críticas prejudicaram a atuação do setor, dificultando a avaliação de necessidades e comprometendo a qualidade da fiscalização dos bens hospitalares (Silva & Pereira, 2018).
Eficácia Operacional e Acompanhamento:
Gestão Facilities: O monitoramento constante e a produção de relatórios detalhados garantiam um controle efetivo das operações, facilitando a tomada de decisões e promovendo a continuidade do atendimento hospitalar sem interrupções (Carvalho & Silva, 2017).
Gestão Suprimentos: A falta de planejamento e supervisão contínua comprometeu a qualidade do controle patrimonial, com relatórios imprecisos e processos desorganizados que dificultaram a rastreabilidade dos bens (ABRAFAC, 2020).
Comunicação e Integração Interdepartamental:
Gestão Facilities: A comunicação eficaz com as equipes de apoio (manutenção e engenharia clínica) possibilitou um alinhamento que favorecia a eficiência das operações e a rápida solução de problemas (Gonçalves & Santos, 2019).
Gestão Suprimentos: A falta de proximidade com as áreas operacionais dificultou a comunicação, resultando em inconsistências e ineficiências nas demandas e nas entregas de bens (Grubor & Grubisic, 2017).
Capacitação e Supervisão:
Gestão Facilities: A supervisão estruturada promovia um ambiente de trabalho equilibrado e produtivo, permitindo o controle das operações e a manutenção da qualidade do atendimento (Montgomery & Fernandez, 2021).
Gestão Suprimentos: A distribuição desorganizada de responsabilidades e a ausência de supervisão direta comprometeram a produtividade e a eficiência da equipe (Carvalho & Silva, 2017).
6. Conclusão
Este estudo de caso demonstra que a gestão de Facilities oferece vantagens substanciais para o setor de Patrimônio no ambiente hospitalar, assegurando uma gestão integrada e proativa. A literatura enfatiza a importância da supervisão ativa, da comunicação interdepartamental e do alinhamento com equipes de apoio como pilares para uma infraestrutura hospitalar eficaz e segura (ABRAFAC, 2020; Gonçalves & Santos, 2019; Oliveira, 2015).
Recomenda-se, portanto, que o setor de Patrimônio seja reincorporado à gestão de Facilities para restaurar a supervisão estruturada e a integração necessária para o atendimento hospitalar de qualidade. Esse retorno permitirá uma abordagem mais eficiente e proativa, otimizando o uso dos recursos e assegurando um ambiente hospitalar seguro e funcional para pacientes e profissionais de saúde.
Referências
Oliveira, R. (2015). Gestão de Facilities: Conceitos, Estratégias e Aplicações. São Paulo: Editora Saraiva.
Silva, T., & Pereira, M. (2018). "A importância da Gestão de Patrimônio no Setor de Saúde." Revista Brasileira de Administração Hospitalar e Gestão de Saúde, 14(3), 232-245.
Carvalho, M., & Silva, R. (2017). "Eficiência Operacional e a Gestão de Bens Hospitalares." Revista de Administração em Saúde, 9(1), 95-108.
Porter, M. E., & Teisberg, E. O. (2006). Redefining Health Care: Creating Value-Based Competition on Results. Boston: Harvard Business School Press.
Gonçalves, A., & Santos, C. (2019). "A integração entre Facilities e Suprimentos em Instituições Hospitalares." Gestão Hospitalar e Saúde, 11(2), 122-135.
Associação Brasileira de Facilities (ABRAFAC). (2020). Manual de Boas Práticas em Facilities. Disponível em: https://abrafac.org.br
Montgomery, J. M., & Fernandez, C. F. (2021). "Asset Management in Health Care: Strategies for Improved Outcomes." Journal of Health Care Management, 36(4), 451-468.
Grubor, D., & Grubisic, V. (2017). "Supply Chain Management in Healthcare." Journal of Health Organization and Management, 31(3), 215-230.
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