GESTÃO DOCUMENTAL: AS INFORMAÇÕES PRODUZIDAS NA ESCOLA PÚBLICA E NA ESCOLA PARTICULAR

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John Charlles Nogueira Barbosa

Graduado em Arquivologia/UFPA e Especialista em Gestão Pública/FAEL

Francisco de Assis Pinto Bezerra

Economista/UFPA

RESUMO

Com a intensificação da Globalização, a racionalização da massa documental se tornou estratégia para as instituições alcançarem eficiência nos serviços em que prestam. A proposta do artigo foi analisar o processo de guarda e recuperação das informações produzidas na Escola pública e Particular, tendo como parâmetro o ferramental teórico-metodológico da Gestão de Documentos. A Metodologia adotada foi o Estudo de Caso e com aplicação de questionário a duas gestoras, cujos registros da prática arquivística permitiram comparar os procedimentos adotados nos dois estabelecimentos de ensino visitados. As evidências mostraram que as estratégias adotadas pelos Gestores das escolas para guardar e recuperar as informações documentais depende do tipo de estabelecimento que, no fundo, passa por recursos financeiros para investir neste segmento específico. Concluímos que o Gestor pode aprimorar este processo a partir do planejamento anual e que contemple procedimentos ancorados em critérios definidos para avaliar, selecionar, eliminar e controlar a massa documental, cuja organicidade arquivística das informações possa constituir um eficiente banco de dados. Estas premissas podem ser aplicadas mais na Escola Pública, onde se reproduz o problema das precárias condições de armazenamento e da ineficiência dos arquivos escolares.

Palavras-Chave: Registros. Arquivos. Estratégia. Organização. Informações.

1 INTRODUÇÃO

Nesse século XXI uma das marcas da globalização é que as organizações têm de que ser competitivas para se manter no mercado em que atua. Esta exigência passa pela aquisição de informações precisas e no momento certo para as tomadas de decisões estratégicas mercadológicas. Ou seja, as instituições não podem mais atuar em um ambiente de desinformação e/ou de incertezas, sob risco de perda de espaço no ambiente socioeconômico (BRAGA, 2000).

Na educação a importância do fator informação não é diferente, pois a escola tem o papel de formar cidadãos, dotados de conhecimentos sobre assuntos de diversos aspectos. Uma das fontes de informação e de conhecimento é o documento escolar, cuja produção documental gerada precisa estar selecionada, organizada, preservada e recuperada, com a perspectiva de bem atender a solicitação dos usuários (alunos, pais, colaboradores, comunidade, etc.), com fins probatórios, administrativos ou jurídicos.

Os documentos produzidos no ambiente escolar representam testemunho e prova de indivíduos ou do órgão produtor relacionados ao papel de provar, testemunhar e informar, enfim registra a memória da instituição (MEDEIROS, 2004). Esses documentos, de caráter jurídico, administrativo e informativo, devem ser custodiados e preservados pelo Gestor da escola para sua posterior recuperação. Tal que a Lei n. 8.159/91 delega ao gestor “guardar e zelar pela documentação gerada nesse ambiente, de modo a exercer o Múnus público, devendo preservar seus arquivos” (SILVA; RIEDLINGER; CALDERON, 2010, p. 1).

Embora a literatura especializada dê destaque para a racionalização da massa documental, como instrumento para alcançar eficácia nos serviços prestados, a prática mostra que os documentos são armazenados em condições precárias, insalubres e misturados com outros materiais de gêneros diversos que, ao passar do tempo, deterioram o suporte material, provocando danos às informações e ao testemunho. Para piorar este quadro, muitas das escolas não têm, em seu quadro de colaboradores, profissionais com conhecimentos arquivísticos para trabalhar os acervos produzidos neste ambiente, fazendo com que os documentos sejam organizados e guardados, baseados em critérios empíricos, acentuando a precariedade dos arquivos escolares.

Esta dificuldade para processar os documentos curriculares e administrativos se traduz em arquivos ineficientes e com precariedade na guarda e recuperação das informações, quando requeridas pelos usuários. O mais grave, é que a má gestão documental das atividades pedagógicas e da vida curricular dos alunos afeta a credibilidade da escola, na medida em que não é capaz de atender as demandas destas informações em um prazo adequado.

Este problema de precárias condições de armazenamento e da ineficiência dos arquivos escolares é respaldado na pesquisa de Medeiros (2004, p. 299), ao dizer que “poucas escolas brasileiras adotam a gestão de documentos, enquanto fundamento organizacional” e corroborado por Jardim (1987, p. 23), ao afirmar que: “o modelo de instituição arquivística pública em vigor no Brasil está mais próximo do século XIX do que XXI, pois as instituições arquivística brasileiras se desenvolvem ainda por intermédio de um modelo obsoleto, o qual se reflete na qualidade das informações prestadas aos usuários”.

Diante deste problema levantado, preocupa-se com duas questões elementares de estudo: (a) Quais as estratégias adotadas pelos gestores das escolas para guardar e recuperar os documentos; e (b) De que forma o Gestor pode aprimorar o processo de guarda e recuperação eficaz das informações escolar?

Defendemos que a solução para esta questão passa pelo constante acompanhamento e avaliação do processo de produção documental, cuja triagem possa significar guarda apenas dos arquivos permanentes e de elevado valor cultural para a comunidade escolar, reduzindo a massa de materiais impressos.

O objetivo do artigo foi analisar o processo de guarda e recuperação das informações produzidas na Escola pública e na Escola Particular, tendo como ferramental teórico-metodológico a Gestão de Documentos como parâmetro fundamental para o tratamento de instituições detentoras de acervos documentais orgânicos.

O desenvolvimento deste estudo se justifica por três aspectos pertinentes: (a) A gestão documental escolar é um tema pouco discutido no âmbito da teoria dos arquivos; (b) É recorrente a dificuldade do gestor escolar no tratamento dos documentos produzidos; e (c) A qualidade dos indicadores de desempenho da educação depende das atividades arquivísticas.

Portanto, é importante discutirmos a gestão documental escolar, por que: “a organização e controle dos arquivos de documentos são duas atividades críticas da escola, já que trata de indicadores de qualidade da educação e que se reflete no próprio desempenho da escola” (SILVA; RIEDLINGER; CALDERON, 2010, p. 2).

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

2.1 ARQUIVO E SUA TRAJETÓRIA

Desde os tempos primórdios tem sido uma constante a preocupação do homem em registrar e guardar a memória de seus feitos e dos acontecimentos de seu meio ambiente da sua época. As pinturas e gravuras em pedras e rochas encontradas no Velho Mundo são uma verdade dessa questão (REYES, 1987).

A literatura recorrente mostra que uma das origens do termo Arquivo é derivada da palavra latina archivum, que significa local de guarda de documentos e outros títulos de caráter público ou privado (NEGREIROS, 2007). Neste aspecto, o arquivo pode ser concebido como sendo um:

Conjunto de documentos de qualquer instituição pública ou privada e que tenham considerado valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados num arquivo de custódia permanente (NEGREIROS, 2007, p. 30).

Verifica-se certa mudança no objeto da definição de arquivo, pois, se antes representava apenas registro e guarda da memória dos povos da antiguidade; na modernidade expressa à guarda de documentos formais/oficiais públicos ou privados, com fins de uso permanente.

A partir da segunda metade do século passado, teve-se uma reorientação da profissão dos arquivistas diante do volume documental produzido: entra em pauta, mais especificamente na América do Norte, de onde repercute para os demais países ocidentais, “a eliminação de documentos antes de serem recolhidos para guarda permanente. Com isto, foi formulado o conceito de ciclo de vida dos documentos de arquivo” (RODRIGUES, 2006, p. 103).

“A prática Arquivística e a própria teoria dos arquivos teve seu ponto alto no fim do século XIX, com a publicação do Manual dos Arquivistas Holandeses“ (BARROS, 2010, p. 21). A publicação deste Manual, traduzido para o alemão (em 1905), italiano (em 1908) e para o francês (em 1910) acentuou a reflexão dos conceitos promulgados pelos holandeses sobre a questão arquivística. Essa reflexão resultou na definição da proveniência como conceito intelectual, derivado do surgimento do Manual holandês.

O segundo ponto alto da disciplina arquivista aconteceu anos depois, com a publicação do Manual de Hillary Jenkinson, o qual foi influenciado pelo manual dos arquivistas holandeses, quanto “a descrição e arranjos dos arquivos e em sua própria experiência no trabalho com os mesmos. No entanto, diferente do manual holandês, que é uma obra coletiva e institucional, agora passa a ser tratada como obra individual” (BARROS, 2010, p. 24).

Jenkinson concebia os arquivos como objetivos e neutros, respectivamente, invisíveis e passivos, ou seja, enquanto o arquivista era o guardião dos documentos; o documento era visto como um resíduo da atividade administrativa. “[...] O arquivista não é responsável pela seleção dos documentos e não interfere, conscientemente, na documentação que guarda e organiza” (SILVA, 2016, p. 26-27).

Outro marco da história dos arquivos foi em 1956, quando o norte-americano Theodore Schellenberg publicou a obra “Arquivos Modernos” (Modern Archives), cujo argumento que sustentou o sucesso do seu trabalho foi que:

A maneira estreita como se estabeleciam as relações entre os arquivos e as instituições produtoras não condizem com a realidade das administrações modernas, com documentos em diversos suportes e uma administração muito fluida, em função da produção eletrônica (BARROS, 2010, p. 31).

Schellenberg, portanto, constroi sua teoria a partir dos arquivos modernos, e não mais nos arquivos medievais, tomando como objeto os arquivos administrativos atuais. Até então, a Arquivística era uma disciplina que se preocupava principalmente com a descrição dos documentos e com os métodos de recuperação dos mesmos. Todavia, no decorrer do tempo a massa documental aumentou de maneira exponencial e os arquivistas se viram a frente de uma nova realidade.

Diante dessa situação, Schellenberg assumiu a responsabilidade, em 1935, no então recém Arquivo Nacional Americano de gerenciar cerca de dez milhões de metros cúbicos de documentos, acumulados por um período de um século e meio. O desafio foi reduzir o volume de documentos, cuja estratégia foi selecionar e Avaliar apenas documentos de ordem permanente para serem os arquivados. A partir dessa finalidade, Schellenberg passou a ser considerado como “o primeiro a pensar na avaliação documental, como uma das fases do processo de arquivo e guarda permanente, significando um avanço para a Arquivística” (BARROS, 2010, p. 33).

Essa mudança fez com que os profissionais arquivistas passaram a racionalizar a organização dos documentos, trazendo impactos na definição deste termo na contemporaneidade, notadamente quanto ao conceito de avaliação, como consta na seguinte narrativa:

O grande objetivo de Schellenberg foi a sistematização e, na medida do possível, a padronização dos princípios arquivísticos e técnicas. Em seu primeiro trabalho (Práticas Arquivísticas Européias no Arranjo dos Arquivos) Schellenberg declara critica à experiência Européia, a qual tinha uma aplicabilidade limitada para o processo de arquivo nesse país [EUA] (BARROS, 2010, p. 33).

Essa passagem mostra que Schellenberg buscava construir uma percepção americana para a organização dos arquivos, fundamentadas principalmente na avaliação. Se preocupava com os problemas da produção de documentos e com as necessidades dos usuários, cuja empiria o fez encontrar solução para o problema arquivista detectado no seu tempo (BARROS, 2010, p. 34-35).

Por este motivo, Schellenberg prescrevia princípios e técnicas sobre a Administração de arquivos correntes, como: Controle de produção de documentos, Princípios de classificação, Normas de registros e Destinação dos documentos, fomentando o Sistema americano de arquivamento (RODRIGUES, 2006). A publicação de Schellenberg representou um marco na História da arquivologia, pois abriu precedentes para aprofundar a discussão sobre os arquivos nas instituições públicas e privadas, tal que a arquivologia define os arquivos como:

Instituições públicas ou privadas, que têm como principais funções ou processos a: criação, avaliação, aquisição, classificação, descrição, comunicação e conservação dos documentos gerados em decorrência do exercício das atividades funcionais que se estabelecem, primordialmente, pelas vias jurídico-administrativas (TANUS; RENAU; ARAÚJO, 2012, p. 49).

A arquivística mostra uma definição mais ampla de arquivos, na medida em que agrega outros elementos, como: criação, avaliação, aquisição, classificação, descrição, comunicação e conservação dos documentos produzidos pelas instituições públicas ou instituições privadas.

As discussões até aqui apresentadas permitem dizer que os arquivos abrangem processos para a salvaguarda de relíquias, informações e culturas de determinadas épocas e em espaços distintos, tornando-se “o arquivo fonte de prova, testemunho e de informação sobre dado assunto ou matéria qualquer” (TANUS; RENAU; ARAÚJO, 2012, p. 41).

Por outro lado, é pertinente dar destaque a seguinte assertiva: “o surgimento dos documentos eletrônicos, a partir dos sistemas de produção e armazenamento de documentos digitais, proporciona ao profissional arquivista entender que “a avaliação dos documentos não é oriundo de problemas de espaço, de custo ou algo do gênero para a sua devida guarda, mas sim passa pela redundância das informações, a qual minimiza a massa documental” (RODRIGUES, 2006, p. 115).

PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

A arquivologia surgiu por volta do século XIX à sombra da formação dos Estados Nacionais para guardar o saber produzido, principalmente o saber de Estado europeu. Naquela época, a conservação arquivística era uma atividade exclusiva da Administração pública, e não reconhecia a produção científica como objeto de arquivo (RODRIGUES, 2006).

Na contemporaneidade a Arquivologia vem assumindo maior importância, seja como ciência, seja como disciplina, pois o arquivo é fonte de conhecimento e se constitui em um corpo específico dotado ao profissional arquivista. Trata-se de uma atividade caracterizada por ser altamente dinâmica, na medida em que o profissional arquivista lida diretamente com materiais que são fruto de diferentes governos, instituições, organizações, culturas e sociedades em gerais (RONDINELLI, 2011).

Trata-se de registro individual ou coletivo, público ou privado, em forma documental, a qual expressa à matéria prima dos arquivos. Todavia, Rodrigues (2006) chama atenção de que, para serem reconhecidos como tal, os arquivos devem ser dotados de três princípios fundamentais:

a) Princípio da Proveniência, segundo o qual os arquivos são originários de uma instituição ou de uma pessoa e devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa.

b) Princípio da ordem original, que se refere aos documentos de um mesmo produtor e devem estar agrupados, conforme o fluxo das ações de produção ou de recebimento.

c) Princípio de indivisibilidade ou integridade, que diz respeito aos fundos de arquivos, os quais devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição ou supressão indevida.

Estes princípios arquivísticos representam mecanismos para gerar valores aos registros documentais, tornando-os objetos de guarda e de preservação dos conhecimentos gerados. Estes, contudo, podem significar importantes informações e, que se demandados, se tornam estatísticas para pesquisas ou para tomada de decisões gerenciais, administrativas ou pedagógicas, com vista a melhorar o desempenho de dada organização.

Os conhecimentos gerados pelos arquivos devem ser preservados, fazendo valer sua função primordial, que é guardar a documentação gerada por uma instituição. Nesse sentido, o arquivo tem como premissa fornecer, aos interessados, informações valiosas contidas em seu acervo, demandadas para determinada finalidade. Roncaglio, Szvarça e Bojanoski (2004) consideram que esta preservação passa pela qualidade do suporte, o qual deve acomodar os documentos, pois a finalidade dos registros é prolongar o máximo o seu tempo de vida das informações registradas. Para tanto, é válido fazer um diagnóstico para identificar possíveis riscos da estrutura do suporte, visando garantir a segurança do registro documental.

Certamente que a fragilidade do suporte, aliado a um procedimento inadequado, pode trazer danos aos documentos e com perda irreversíveis de informações. Por outro lado, cabe ressaltar que o surgimento do documento eletrônico/online coloca em cheque o suporte para a guarda do material impresso, já que os arquivos digitais são codificados em dígitos binários, produzidos, tramitados e armazenados por sistema computacional (NEGREIROS, 2007).

Outra premissa vital da arquivologia é a organicidade documental, no sentido de apurar apenas o arquivo permanente, o qual pode ser identificado a partir de quatro características e que são históricas:

- Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independente da natureza dos suportes.

- Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos.

- Instalações onde funcionam arquivos.

- Móvel destinado à guarda de documentos (NEGREIROS, 2007, p. 32).

De acordo ainda com este autor, esses elementos significam fonte de informações e, por isso, estas devem ser de qualidade e processadas por mecanismo ágil não apenas para a sua guarda permanente, mas para a sua eficiente recuperação e rápido acesso. Para que esta gestão da informação seja, de fato eficaz, é necessário que:

Seja estabelecido um conjunto de políticas coerentes que possibilite o fornecimento de informações relevantes, com qualidade suficiente, precisa, transmitida para o local certo, no tempo correto, com um custo apropriado e com facilidade de acesso por parte dos usuários autorizados (BRAGA, 2000, p. 342).

Esta recomendação mostra que a informação de qualidade depende de ações estratégicas planejadas, o que exige recursos (materiais e humanos) para colocar em prática as exigências arquivisticas durante o processo de guarda dos documentos produzidos na instituição, agregando assim qualidade na gestão documental.

2.2 PROPRIEDADES DO DOCUMENTO

Em um conjunto de vários documentos certamente que muitos não são aproveitados para a devida guarda permanente, em função da sua pouca importância para a organização e usuários. Neste caso, o profissional arquivista adota critérios para a seleção dos mesmos, levando em conta as propriedades dos documentos, tais como:

- Autenticidade: Está ligada ao processo de criação, manutenção e custódia, uma vez que os documentos são produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função ou consecução de alguma atividade. E, são autênticos, quando criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir de rotinas de procedimentos Pré-estabelecidas.

- Naturalidade: Os registros arquivísticos devem ser acumulados de modo natural nas administrações, considerando seus objetivos práticos, de maneira progressiva, como sedimentos, o que lhes conferem elemento de coesão espontânea, e não que os mesmos sejam coletados artificialmente.

- Interrelacionamento: Os documentos estabelecem relações no decorrer das atividades para as quais foram criados, já que eles estão ligados por um elo, criado no momento em que são produzidos/recebidos, determinado pela razão de sua criação tão necessário à sua própria existência e o cumprimento do seu objetivo: organicidade.

- Unicidade: Cada registro documental assume lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence. Por exemplo, cópias de um registro podem existir em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque nas suas relações com os demais registros do grupo é sempre único.

- Imparcialidade: Que diz respeito à perspectiva de fidelidade Intrinsecamente aos fatos e ações que se manifestam nos documentos.

Estas propriedades garantem ao documento “base de conhecimento, fixado materialmente e suscetível de ser disponibilizado para consulta, estudo ou prova de determinado fato” (RONDINELLI, 2011, p. 44). Enfim, as propriedades do documento são elementos vitais para conferir credibilidade informativa ao registro, sendo fonte de guarda em definitivo no arquivo permanente.

2.3 A GESTÃO DOCUMENTAL

Os documentos, para serem objetos de arquivos, devem ser dotados de princípios e devem preservar suas características intrínsecas históricas para que seu conteúdo signifique informações fidedignas e de valor. No entanto, isso exige que o profissional seja dotado de conhecimentos da ciência arquivológica, a qual dispõe do correto procedimento em todas as fases do processo de arquivo de documentos.

Ou seja, a Gestão de documentos pode ser viabilizada pelo profissional arquivista, como também pelo gestor da organização escolar, por exemplo, desde que este ator tenha base da ciência arquivística. Trata-se do Gestor de documentos, o qual é responsável pela administração dos registros produzidos e que recebe de determinada atividade na esfera pública ou privada.

Nas pesquisas de Rodrigues (2006) a Gestão de documentos não surgiu da prática ou de uma teoria propriamente dos arquivos, mas foi em função da necessidade das:

Instituições arquivísticas públicas caracterizavam-se pela sua função de órgão estritamente de apoio à pesquisa, comprometidos com a conservação e acesso aos documentos considerados de valor histórico; e não da administração pública, pois esta se preocupava apenas com os documentos administrativos (RODRIGUES, 2006, p. 103).

Essa passagem mostra que, embora a gestão contemple os documentos administrativos públicos, são os arquivos públicos relacionados à pesquisa que devem ser objeto da gestão dos documentos, em função do seu valor cultural, político, social, etc.

Com o avanço da Administração Científica do século XIX, a gestão de documentos se tornou mais eficiente, na medida em que:

- As políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente;

- O número de documentos inúteis e transitórios junto aos documentos de valor permanente fosse minimizado;

- A organização dos documentos, caso atinjam a fase permanente, fosse melhorada;

d) A redução ou eliminação significasse apenas a guarda de documentos de valor permanente;

- Se alcance a recomendação da UNESCO: 2 a 5% da massa documental produzida devem constituir o patrimônio arquivístico de um país (JARDIM, 1987, p. 36-37).

A busca pela eficiência na gestão de documentos deve se traduzir no alcance de algumas metas na atividade exercida. No entanto, a eficiência e o aprimoramento no processo da gestão de documentos, em parte, dependem do profissional arquivista, isto é, da sua competência e habilidade para com a Arte da Arquivologia. Tanto que Jardim (1987) enfatiza que, para a Gestão de documentos possa alcançar suas metas, o profissional arquivista deve conhecer os procedimentos básicos para a boa condução do seu trabalho, como:

- Elaboração de diretrizes para o recebimento, classificação, tramitação e arquivamento de documentos de uso corrente; e

- Elaboração de procedimentos que permitam avaliar e selecionar grandes variedades de acervos desorganizados, levando em conta a escassez de recursos humanos especializados para este fim. Nesse contexto, não se deve esquecer-se da recuperação de informações de valor intermediário e permanente acumuladas (JARDIM, 1987, p. 39).

Estas habilidades arquivistas passam pela própria definição de Gestão de documentos, como sendo uma operação arquivística e que envolve:

Processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro, porém sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa (JARDIM, 1987, p. 35).

Observa ainda esse autor que os documentos devem ser arquivados a partir da classificação dos assuntos, em cada arquivo corrente e com a identificação na etiqueta de cada caixa de arquivo, levando em conta: o grupo/subgrupo; a série; o assunto; o ano de produção; o número de ordem da caixa; a localização no depósito; a devida identificação dos documentos armazenados na caixa (JARDIM, 1987).

Roncaglio, Szvarça e Bojanoski (2004) apenas ratificam este método de gestão documental nas organizações, a partir da classificação dos documentos por assunto, seguido de uma classificação secundária por ordem alfabética, cronológica ou geográfica. No entanto, o agrupamento dos documentos por assunto deve atender às necessidades da organização, levando em conta suas demandas prioritárias. Rodrigues (2006) ratifica a pertinência da classificação, levando em conta a unicidade, comutatividade, organicidade, imparcialidade e autenticidade dos documentos, como ferramenta para mais bem gerenciar os arquivos.

Pode-se pontuar que a eficácia da Gestão dos documentos não esteja relacionada apenas aos fatores inerentes aos arquivos de guarda permanente em si, mas depende das condições estruturais, a exemplo da organização do espaço e da qualidade dos equipamentos/suportes que irão armazenar os documentos, com perspectiva de preservar as informações, o mais tempo possível, pesando na sua posterior recuperação.

2.4 O DOCUMENTO ESCOLAR

As escolas, no geral, vêm empreendendo esforços no sentido de desenvolver projetos de intervenção, visando à guarda da memória educativa escolar, constituída notadamente por documentos referentes às atividades pedagógicas, registros da trajetória e formação dos alunos, além dos serviços administrativos.

Braga (2000) confirma que os arquivos escolares são importantes para salvaguardar os registros da memória do fazer e pensar pedagógico no cotidiano escolar, cuja guarda dos documentos permanentes tem valor de pesquisa. Por outro lado, cabe salientar que o tipo de documento produzido na escola é distinto das outras demais instituições, tal como explica Medeiros (2004, p. 24):

Trata-se de um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por escolas públicas ou privadas, em decorrência do exercício de suas atividades específicas, independente de qualquer que seja o suporte da informação ou natureza dos documentos.

Esse conjunto de documentos produzidos e recebidos pelo gestor da escola de qual Medeiros (2004) se refere é oriundo de informações específicas das atividades pedagógicas e escolar, particularmente quanto à trajetória e formação dos alunos, entre as quais:

- Quantitativo de matrículas, considerando o percentual de alunos novos.

- Anos escolares necessários para formar um aluno no fundamental ou médio ou em ambos.

- Percentual de alunos aprovados ou reprovados em dado período.

- Proporção alunos e professor; e Proporção alunos e salas de aula.

- Nível e média de rendimento dos alunos.

- Taxa de fluxo escolar.

- Taxa de evasão e abandono escolar.

- Desempenho dos alunos por disciplina e por turno.

- Desempenho escolar de alunos, em relação a outras escolas de mesmo nível de ensino, segundo avaliações dos órgãos oficiais da educação.

- Histórico escolar de aprovação e reprovação,

- Taxa de egressos que continuam a carreira escolar/acadêmica ou que obtém sucesso no mercado de trabalho; etc. (MEDEIROS, 2004, p. 32).

Portanto, é essa tipologia de documento escolar que o gestor deve se apropriar como objeto de arquivo, registrando e guardando a memória do fazer e pensar pedagógico no cotidiano escolar, como bem já salientou Braga (2000). Ou seja, essa lista de variáveis é uma amostra dos dados e das informações que devem ser registradas em forma de documentos e que o gestor pode administrar no ambiente escolar.

Sobre a documentação escolar Lück (2009, p. 107) comenta:

[...] Trata-se de registro que envolve não apenas a organização, cuidado e conferência, mas, sobretudo, a lisura, honestidade e sigilo. Cabe ao diretor escolar supervisionar e orientar continuamente o trabalho de documentação, escrituração, registros de alunos, diários de classe, de modo que estejam corretos e prontamente disponíveis aos alunos, suas famílias e autoridades sempre que solicitados. Dos dados gerais dos alunos devem ser produzidas estatísticas, que serão continuamente atualizadas e tabuladas, de modo que se possam ter mapas descritivos gerais dos alunos, dos turnos escolares, das turmas, assim como de disciplinas.

Essa diversa tipologia documental escolar deve ser a fonte do trabalho do gestor, cuja responsabilidade deve contemplar as características intrínsecas e naturezas específicas das informações, com vista à seleção e organização para a guarda permanente. Por certo que este correto procedimento, como recomenda a teoria arquivista, reflete-se no desempenho da própria escola.

3 MATERIAL E MÉTODO

Esta pesquisa foi desenvolvida no sentido de comparar processo de guarda e recuperação das informações produzidas na Escola Pública Antônio Gondim Lins (EPAGL) e no Colégio Particular Ideal (CPI); ambas localizadas na Região Metropolitana de Belém (RMB), cujo pano de fundo foi analisar a gestão documental nestes dois estabelecimentos de ensino, tendo como ferramental teórico-metodológico a teoria arquivista, como parâmetro fundamental para o tratamento de instituições detentoras de acervos documentais orgânicos.

O ponto de partida desta abordagem comparativa foi atender o rigor científico, qual “exige a descrição detalhada do caminho para se conhecer dada realidade ou para descobrir verdades parciais” (OLIVEIRA, 2007, p. 19) sobre a Gestão documental das escolas pesquisadas. Para alcançar esta proposta, foi adotada como estratégia o “Estudo de Caso” uma Pesquisa amplamente utilizada nas Ciências Sociais, por se tratar de:

Uma investigação exaustiva de ‘um ou poucos objetos’, de maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento, sendo que tal tarefa é praticamente impossível mediante outras modalidades de pesquisa. Os propósitos desse tipo de pesquisa não são os de proporcionar o conhecimento preciso das características de uma população, mas sim o de proporcionar uma visão global do problema ou de identificar possíveis fatores que o influenciam ou são por ele influenciados (GIL, 2002, p. 54).

A investigação dos dois Casos se traduziu na visita nas duas escolas, cuja exploração do ambiente de pesquisa permitiu “Aumentar o conhecimento do pesquisador acerca do fenômeno que deseja investigar [...]” (SAMPIERI, COLLADO; LÚCIO, 2006, p. 170). Esta exploração foi no sentido de levantar sobre os elementos que permeiam a guarda e recuperação das informações documentais escolares, de modo a identificar as estratégias adotadas pelos gestores para cumprir esta finalidade.

Os dados de interesse do estudo foram obtidos através do questionário. Este documento é definido como um “conjunto de perguntas a respeito de uma variável ou mais que serão mensuradas. As perguntas devem ser claras e concisas, quanto à formulação do problema e da hipótese de estudo” (SAMPIERI, COLLADO, LÚCIO, 2006, p. 235). O questionário foi estruturado de modo que permitisse: (a) conhecer o processo e as características da gestão documental e (b) Levantar as dificuldades no processo de gestão documental, a partir de perguntas de múltipla escolha, fechadas e abertas.

A amostra do estudo foi constituída pela Gestora da EPAGL e pela Gestora do CPI e o critério de seleção das mesmas foi que ambas participassem do processo de guarda e recuperação das informações documentos produzidos nestes estabelecimentos de ensino. O trabalho de Campo e a aplicação do questionário nas respectivas unidades de análises ocorreram na última semana do mês de setembro do ano de 2016, cuja pesquisa foi base da confecção do Trabalho de Conclusão de Curso, como exigência para a obtenção do Titulo de Graduação em Arquivologia pela Universidade Federal do Pará, no início do ano de 2017.

Todavia, no decurso da aplicação do questionário, o pesquisador não é indiferente ao ambiente em que se insere para fazer a pesquisa, pois o mesmo visualiza, observa e percebe o que se desenrola ao se redor, aguçando a sua intuição de investigador. A observação pode ser fonte significativa de pesquisa, na medida em que o pesquisador se utiliza dos seus sentidos para captar importantes informações da realidade estudada (OLIVEIRA, 2007).

Por isso, ao lado do Estudo de Caso, procedeu-se da Observação não formal e não participante e com registros dos elementos que permeiam a guarda e recuperação dos arquivos nas escolas pesquisadas, com finalidade de: “Descrever as características da população pesquisada, anotando o estabelecimento de relações entre variáveis que envolvem o problema de pesquisa [...]” (GIL, 2002, p. 42). Dentre os objetos de percepção, pontuam-se as condições ambientais, guarda, equipamentos, suportes, instalações, espaço e procedimentos adotados pelo gestor.

As respostas às perguntas fechadas e de múltipla escolha coletadas foram transcritas para quadros, de modo que as informações ficassem lado a lado para facilitar a comparação dos resultados das duas escolas pesquisadas; enquanto que as respostas às perguntas abertas foram citadas diretamente em forma de texto, de maneira a se manter a qualidade das opiniões da população entrevistada.

A análise dos resultados da pesquisa teve o apoio dos referenciais teóricos adotados e, quando conveniente, fez-se valer a experiência no Curso de Arquivologia, intervindo entre o resultado apresentado e as explicações dos autores, contribuindo para acentuar a discussão sobre a ciência arquivista. Enfim, este procedimento metodológico, ancorado no Estudo de Caso, teve finalidade de reunir informações para contribuir com respostas significativas para o problema de precária condição de armazenamento dos documentos e da ineficiência dos arquivos escolares.

4 DISCUSSÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS

Esta pesquisa foi desenvolvida no sentido de comparar a gestão documental adotados na Escola Antônio Gondim Lins e no Colégio particular Ideal, tendo como ferramental teórico-metodológico a teoria arquivista, como parâmetro fundamental para o tratamento de instituições detentoras de acervos documentais orgânicos. Os indicativos gerados pelos resultados desta pesquisa visam reunir subsídios para se construir uma síntese conclusiva e/ou solução para o problema das precárias condições de armazenamento dos documentos e da ineficiência dos arquivos escolares, as quais afetam a recuperação eficaz de informações.

4.1 INDICATIVOS DE GESTÃO DOCUMENTAL

Na prática, as escolas pesquisadas produzem, registram, processam e guardam as informações documentais, cuja manipulação passa por um agente central que, neste estudo, foi chamado de Gestor (Quadro 1).

Quadro 1 – Indicativo de Gestão Documental adotados nas Escolas pesquisadas

Aspectos

Indicativos de Gestão Documental adotados

EPAGL CPI

Nível de importância do acervo para a escola

9 a 10 - Muito importância

O Arquivo é o principal suporte do documento escolar

Sim

Justificativa O arquivo é o local adequado para guarda da documentação da escola. Através da documentação dos alunos podemos ter conhecimento para expedição da mesma.

Existe Gestão de Documentos na Escola

Sim

A escola adota algum critério para organizar e controlar os documentos

Não Sim: Os documentos são armazenados em ordem alfabética e cronológica.

Principais procedimentos adotados para armazenar o documento escolar Os documentos são guardados em pastas plásticas ou de papel. Os documentos são colocados em pastas individuais em arquivos ativos e passivos.

Formas de arquivos recorrentes adotadas pela escola Armários de ferro e madeira. Armários fechados de madeira.

A escola tem um banco de dados referentes às informações documentais.

5 a 8 - Tem um bom banco

9 a 10 - Tem um Excelente banco

Fonte: Pesquisa de Campo na EPAGL e no CPI

No geral, as duas unidades pesquisadas consideram muito importantes o acervo, pois mantêm o Arquivo como principal suporte dos documentos gerados nas escolas. No entanto, há diferença de procedimentos: na EPAGL os documentos são guardados apenas em pastas plásticas ou de papel; enquanto que no CPI os documentos são colocados em pastas individuais em arquivos ativos e passivos. Nessa última escola adotam-se critérios para selecionar e arquivar os documentos, visando apenas documentos de arquivo permanente, como fonte de informação.

A preocupação em separar os arquivos passivos ou de pouco uso tem finalidade de eliminar os documentos sem valores primários e secundários, como também racionalizar a produção e uso de cópias, dispondo apenas documentos de valor permanente, com fim de facilitar a recuperação de informações, de fato, tem respaldo nas pesquisas de Negreiros (2007).

A EPAGL não adota qualquer critério para organizar e controlar os documentos escolares; enquanto que no CPI os documentos são armazenados em ordem alfabética e cronológica. Este tipo de procedimento é uma forma de mais bem organizar e controlar não os documentos em si, mas, sobremodo, as informações referentes à formação escolar dos alunos. Este resultado reproduz o pensamento de Silva, Riedlinger e Calderon (2010), ao destacarem que o controle dos documentos é importante para recuperar informações de qualidade solicitadas pelos usuários em geral. Esta definição mostra que a organização e controle dos documentos são duas atividades-chave, devendo ser tomadas como objetos de gestão.

Em relação à formação de um banco de dados referentes às informações escolares, a entrevistada da EPAGL atribuiu ‘um bom banco’ (nota de 5 a 8 pontos); enquanto que no CPI este indicativo foi de ‘Excelência’ (nota acima de 9 pontos). A eficiência de um banco de dados, derivada do desempenho do procedimento de gestão de documentos, visa, sobretudo, a eficácia na recuperação das informações e no seu rápido acesso, tal como definiu Negreiros (2007).

A constatação de um Excelente banco de dados no CPI, por si só, indica que este estabelecimento adota os princípios arquivísticos no seu Procedimento de Gestão de documentos; enquanto a EPAGL carece de critérios para organizar e controlar a massa documental escolar e que, por conseguinte, afeta na constituição e eficiência do seu banco de dados, implicando na recuperação e acesso das informações arquivadas.

4.2 CARACTERÍSTICAS DO PROCESSO DE GESTÃO DOCUMENTAL

As escolas pesquisadas não adotam procedimento linear no processamento de guarda e arquivamento das informações documentais, oriundas das atividades pedagógicas e administrativas, tendo assim suas estratégias distintas para cumprirem esta finalidade (Quadro 2).

Quadro 2 - Características da Gestão Documental das Escolas pesquisadas

Indicadores

Características da Gestão Documental

EPAGL CPI

O responsável pelo arquivamento dos documentos na escola é: Secretária Secretária

A escola tem um setor específico para gerenciar e arquivar os documentos 1 a 4 - Tem, mas o Setor é precário 9 a 10 - Tem um Excelente Setor Específico

A escola tem planejamento para sistematizar as informações documentais apuradas

Não

Sim

A escola transforma em estatísticas as informações geradas pelos documentos

Não

Os documentos contribuem para recuperar informações importantes quando necessárias

Sim

Os documentos arquivados têm papel informativo Sim Sim

Fonte: Pesquisa de Campo na EPAGL e no CPI

Os profissionais envolvidos nos serviços de arquivos e gestão dos documentos, em ambas as escolas pesquisadas, são representados pela Secretária dos respectivos estabelecimentos, os quais têm formação em Pedagogia.

Na EPAGL a Secretaria gerencia um setor arquivista em precárias condições e que não permite transformar em estatísticas as informações geradas pelos documentos, pois não há uma sistematização planejada das mesmas, ainda que o banco de dados desde estabelecimento seja importante para recuperar as informações registradas e arquivadas. O CPI, por sua vez, possui um excelente setor arquivista, fruto da existência de planejamento para mais bem sistematizar as informações apuradas, permitindo a recuperação eficaz das informações, cujo arquivo permanente e ativo tem papel informativo para quem interessar, ainda que esta escola não transforme as informações documentais em estatísticas.

O fundo desse resultado é que ambas as escolas não transformam as informações documentais em dados estatísticos. Essa falha na gestão documental pode ser efeito da ausência de um profissional especializado na ciência arquivística, pois Roncaglio, Szvarça e Bojanoski (2004) corroboram que os recursos humanos qualificados é um dos fatores que condicionam a gestão de documentos, cujo profissional tem que ter talento de gestão para a boa condução do processo de arquivo dos documentos produzidos na instituição.

4.3 DIFICULDADES NO PROCESSO DE GESTÃO DOCUMENTAL

As escolas pesquisadas, no decurso do procedimento de arquivos das informações documentais produzidas, encontram dificuldades para cumprirem esta finalidade (Quadro 3).

Quadro 3 - Dificuldades de Gestão Documental nas Escolas pesquisadas

Dificuldades no processo de Gestão Documental

Indicadores EPAGL CPI

Os documentos são organizados conforme a sua natureza para facilitar a sua identificação

1 a 4 - São organizados, mas de maneira precária.

9 a 10 – São organizados de maneira eficiente.

As condições de armazenamento são adequadas para manter a qualidade dos documentos

Não

Sim

Locais em que os documentos são arquivados Em uma sala perto da Secretaria, onde fica o arquivo da escola. Numa sala arejada com pouca iluminação em armários de madeira.

O resgate de informações do histórico escolar do aluno é cumprido 1 a 4 - Cumpre, mas de maneira precária. 9 a 10 – Cumpre de maneira eficiente.

O Tempo de resposta a solicitação dos usuários é de:

45 dias ou mais.

De 30 a 45 dias.

Existem falhas no procedimento de arquivo documental

Sim 9 a 10 – Não existem falhas, pois adotamos o procedimento correto.

Caso sim, as falhas são: Perca de documentos, falta de higienização adequada, equipamentos precários.

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As principais dificuldades para aprimorar o processo de Gestão de Documentos são: Falta de apoio do Estado, não existe plano de classificação, nem tabela de temporalidade, não existe uma política de conservação documental, etc. Não há dificuldades no processo, uma vez que as atividades são planejadas anualmente.

Fonte: Pesquisa de Campo na EPAGL e no CPI

Na EPAGL, os documentos são organizados conforme a sua natureza para facilitar a identificação dos mesmos, porém isto é feito de maneira precária. As condições de armazenamento não são adequadas, aponto de manter a qualidade das informações geradas, pois a massa documental é arquivada em uma sala improvisada ao lado da Secretaria.

Junto aos arquivos precários surgem as dificuldades no gerenciamento dos documentos na EPAGL. Por exemplo, quando é solicitado o histórico escolar do aluno os pais esperam até 45 dias para a escola emitir esta informação, isto quando não há extravio ou perda do documento solicitado. Esta demora na emissão da informação passa pelos elementos do processo de arquivamentos não cumpridos durante o procedimento de guarda dos documentos, como recomenda a ciência arquivista, sem falar no uso de equipamentos e suportes obsoletos para acondicionar o material impresso.

Esta dificuldade de acesso às informações tem relação com a qualidade da preservação, pois a função primordial de um arquivo é guardar a documentação de modo a disponibilizar seu acervo para a rápida e segura recuperação informacional, tal como orientam Roncaglio, Szvarça e Bojanoski (2004).

A precariedade do sistema de arquivo sintetiza a dificuldade da gestão documental na EPAGL, cuja carência vai desde “a falta de recursos humanos qualificados, falta de um plano de classificação documental, espaço inapropriado, condições ambientais inadequadas, enfim inexiste uma política de conservação documental neste estabelecimento de ensino, como também não há apoio das instâncias públicas educacionais para estes fins” (Entrevistada da EPAGL).

Portanto, o procedimento de guarda documental praticado na EPAGL está distante do arquivo definido por Tanus, Renau e Araújo (2012), cujos autores agregam no processo de armazenamento dos registros a: criação, avaliação, aquisição, classificação, descrição, comunicação e conservação dos documentos, como efeito do exercício de atividades funcionais. Ou seja, a EPAGL não conta com uma política planejada de conservação documental, como sugeriu Braga (2000).

Ao contrário do procedimento adotado na EPAGL, no CPI os documentos são organizados conforme a sua natureza, visando facilitar a identificação a partir de condições de armazenamentos adequados, mantendo a qualidade dos documentos. O local de guarda é apropriado com armários e propícia temperatura ambiente. A eficiência deste procedimento pode ser observada durante a solicitação do histórico escolar do aluno, quando o mesmo é emitido em um prazo médio de 30 dias.

De fato, a recuperação das informações passa pela eficiência no processo de gestão documental, o qual não permite falhas ou perdas no procedimento de arquivamento documental, ou seja, o CPI: “Não há dificuldades no processo de guarda e de arquivo dos documentos gerados na escola, pois essa atividade é planejada anualmente pelo gestor do Colégio” (Entrevistada do CPI).

Ao lado dessas informações derivadas da aplicação do questionário procedeu-se de Observações sobre a prática do armazenamento documental, no sentido de identificar, ou não, a adoção das premissas arquivisticas, tendo como parâmetro os acervos documentais orgânicos.

Na EPAGL, as Observações revelaram que os procedimentos adotados estão em desacordo com os padrões exigidos pela Teoria arquivística, (Ambiente inadequado, documentos deteriorados, não há separação entre os tipos de arquivos, não há organicidade e sistematização das informações, equipamentos e suportes obsoletos, etc.), cuja precariedade dos arquivos coloca em risco a integridade física dos documentos, impedindo a recuperação e cesso das informações.

No CPI as Observações mostraram que o modelo de guarda documental adotado está mais próximo dos procedimentos recomendados pelos padrões da Teoria arquivística, atendendo os acervos documentais orgânicos, pois foi constatado ambiente de arquivo é adequado para conservar os documentos; há separação entre arquivos correntes e permanentes, cuja sistematização facilita a busca e o acesso da informação; sendo que o espaço permite o fluxo de pessoas, pois os equipamentos são fixados na parede do estabelecimento.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

O presente artigo comparou e analisou o processo de guarda e recuperação das informações produzidas na Escola pública Antônio Gondim Lins (EPAGL) e no Colégio particular Ideal (CPI), tendo como ferramental teórico-metodológico a Gestão de Documentos como parâmetro fundamental para o tratamento de instituições detentoras de acervos documentais orgânicos.

A Metodologia do Estudo de Caso, com aplicação de questionário, teve a finalidade de reunir informações que possam subsidiar a construção de uma síntese conclusiva e/ou solução para o problema das precárias condições de armazenamento dos documentos e da ineficiência dos arquivos escolares, as quais afetam a recuperação eficaz de informações.

A pesquisa revelou que o procedimento de gestão documental adotado na EPAGL não leva em conta os devidos Procedimentos exigidos pela arquivologia, pois este estabelecimento carece de critérios para organizar, selecionar e controlar a massa documental escolar produzida, resultando na ausência de sistematização dos dados, com implicações para a recuperação das informações requeridas, em função do seu ineficiente banco de dados.

Esta precária condição de armazenamento dos documentos e da ineficiência dos arquivos escolares na EPAGL é acentuada pela ausência de ambiente adequado para acomodar os equipamentos e suportes de guarda e pela falta de apoio das políticas educacionais que, como efeito, não investe neste segmento e muito menos na formação de recursos humanos qualificados na ciência arquivista.

No CPI o cenário de gestão documental é bem distinto, pois o procedimento de guarda e recuperação leva em conta as fundamentais premissas arquivísticas, como critério para organizar, selecionar, eliminar e controlar os documentos, diferenciando arquivo passivo do arquivo ativo, voltado para a guarda permanente, constituindo um eficiente banco de dados, aptos para a recuperação e acesso.

O próprio perfil da gestão documental do CPI mostra que este estabelecimento não apresenta dificuldades na condução do processo de arquivamento dos documentos, como fruto do planejamento anual que contempla essa atividade, compensando assim a falta de apoio do poder público e ausência de recursos humanos qualificados.

Estes indicativos permitem-nos definir e responder uma das questões de estudos levantadas, de que: As estratégias adotadas pelos gestores das escolas para guardar e recuperar as informações documentais depende do tipo de estabelecimento que, no fundo, passa por recursos financeiros para investir neste segmento específico.

Concluímos que o Gestor pode aprimorar este processo a partir do planejamento anual e que contemple procedimentos ancorados em critérios definidos para avaliar, selecionar, eliminar e controlar a massa documental, cuja organicidade arquivística das informações possa constituir um eficiente banco de dados. Estas premissas podem ser mais bem aplicadas na Escola Pública, onde se reproduz o problema das precárias condições de armazenamento dos documentos e da ineficiência dos arquivos escolares.

Embora as precárias condições de armazenamento dos documentos e da ineficiência dos arquivos escolares tenham sido evidenciadas na EPAGL, certamente este problema se reproduz nos demais estabelecimentos de ensino público da RMB e do Estado do Pará. Pela sua abrangência representativa, recomendamos duas medidas para mitigar este problema: a) Realizar um diagnóstico para identificar os procedimentos que não atendam as premissas arquivísticas de seleção, avaliação, organização, controle e guarda permanente dos documentos; e b) Adotar o planejamento anual para contemplar o referido diagnóstico e o preparo profissional daqueles que prestam serviços de arquivos.

Enfim, acreditamos que esta pesquisa tenha contribuído para aplicação da gestão documental em um ambiente pouco discutido no âmbito da teoria dos arquivos, cuja finalidade maior seja racionalizar a massa documental e aumentar a eficácia no acesso às informações escolares.

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