O CONTROLE INTERNO DAS EMPRESAS PRIVADASE A SAÍDA DE RECURSOS FINANCEIROS

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Tatiana da Silva Maia

Especialista em Auditoria, Controladoria e Pericia Contábeis (FEAPA)

Wilson Guedes da Silva

Especialista em Auditoria, Controladoria e Pericia Contábeis (FEAPA)

Francisco de Assis Pinto Bezerra

Economista. Educador. Consultor Acadêmico(UFPA)

(profissionaldaufapa@hotmail.com)

RESUMO

O Artigo analisa o Controle Interno, especificamente a Saída de Ativos financeiros das Empresas Privadas. Busca-se demonstrar os principais componentes trabalhados neste Ativo, com maior particularidade àqueles que dificultam o desempenho eficaz do controle desta operação, ou seja, a pesquisa aborda o seguinte problema: Quais as principais dificuldades que as empresas privadas enfrentam para desenvolver um Eficaz Controle interno nos ativos de saída? As informações de interesse do estudo foram geradas a partir da aplicação de um Questionário aos representantes do Departamento financeiro de três Empresas. Das evidências, a pesquisa considera que às consultas financeiras e bancárias dos clientes, a Conciliação bancária e os Relatórios gerenciais representam os principais componentes trabalhados que, ao lado da carência de pessoal qualificado para estruturar um eficaz controle, contribuem para que as empresas tenham pouco sucesso nas metas e objetivos de saídas planejados. Concluir-se que: As Empresas pesquisadas pouco exploram as ferramentas contábeis, prescritas pela seara científica e acadêmica, o que explica a dificuldade de se implantar um sistema de controle eficaz nos ativos de saída das organizações empresariais.

DESCRITORES: Ativos. Saídas. Controle. Ferramentas. Empresas.

1. INTRODUÇÃO

A maior participação das Organizações empresariais no mercado mundial tem imposto mudanças e desafios em todos os seus departamentos, como maneira de se manterem frente as demais instituições oponentes. Nesse ambiente de concorrência, as Empresas buscam ferramentas para aumentar a eficácia e desempenho das suas distintas atividades, com maior particularidade o Controle Interno. Destarte, o Controle se tornou uma relevante ferramenta na Gestão administrativa, Contábil e financeira das Organizações, além de representar fator de competitividade.

Um dos marcos do objeto em estudo data do século XX, quando às grandes Corporações norte americano passaram a realizar um rígido Controle em as suas atividades de negócios (SCHMIDT, 2002). Desde então, com maior intensidade a partir dos anos de 1990, o Controle Interno das Empresas se tornou alvo de discussão e debate no meio intelectual e acadêmico, como modo de compreender o processo deste fenômeno e, assim, poder auxiliar as Empresas a aumentar a sua eficiência no mercado.

Muitos trabalhos têm contribuído para fomentar e fundamentar o Controle Interno das Empresas, dentre eles se destacam: Figueiredo e Caggiano (2004); Gomes e Salas (2001); Oliveira, Perez Junior e Silva (2004), Silva (2000); Basile e Kaneco (2000), Mosimann e Fisch (1999), entre outros pensadores. O Controle está intimamente ligado as funções de planejamento por um sistema de feedback, que informa o desempenho passadas, subsidiando as decisões futuras (FIGUEIREDO; CAGGIANO, 2004). Argumentam ainda que este sistema avalia a qualidade do processo decisório, visando o seu aperfeiçoamento, através de um conjunto de informações analíticas usadas no processo de planejamento.

Contribui também para enriquecer este debate a renomada instituição American Instituteof Certified Public Accountants, que relaciona o Controle Interno aos Planos da organização e pela coordenação dos seus métodos e medidas implantados, com fins de proteger seu patrimônio, seus recursos líquidos e operacionais; por meio de atividades de fiscalização e verificação da fidedignidade dos administradores e da exatidão do processo de manipulação dos dados contábeis [...] (OLIVEIRA, PEREZ JUNIOR E SILVA, 2004).

Uma das marcas conceituais do Controle Interno é mais que uma ferramenta dos gestores, isto é, representa um conjunto de ações estratégicas que visam – como objetivo cabal, aumentar o desempenho dos resultados financeiros e econômicos da Organização.

As empresas têm grande importância para a sociedade e país, pois são fontes de geração de emprego, renda e de desenvolvimento econômico, o que justifica trabalhar o Controle Interno nas Organizações para continuarem crescendo no mercado de elevada competitividade, o que indica a relevância socioeconômica do Controle Empresarial.

Apesar do mérito das Empresas para o Brasil, muitas Organizações não conseguem se manter no mercado, devido a considerável taxa de mortalidade. Por exemplo, na categoria das pequenas e médias empresas este indicativo representa mais de 60% das unidades que encerram suas atividades antes de completarem cinco anos de existência (SEBRAE, 2007). Esse pouco tempo de permanência das Organizações nas suas atividades é ratificado pelo IBGE (2007), pois as estatísticas apontam que, em 2005, foram extintas 540mil empresas.

Outra maneira de visualizarmos a pouca solidez de tempo das Organizações nas suas atividades empresariais é em relação à faixa de idade: 63% das empresas estão estabelecidas no mercado há menos de dez anos; 43% foram criadas há menos de cinco anos e apenas 3% das organizações foram criadas há trinta anos ou mais(IBGE, 2007).

A alta taxa de mortalidade das empresas no Brasil se traduz em grandes prejuízos financeiros e sociais, o que afeta o desenvolvimento socioeconômico, como também no aumento da participação do país na economia globalizada. Estudos desenvolvidos pelo SEBRAE (2008), visando identificar os principais fatores da mortalidade das empresas, revelaram que esse problema central perpassa pela questão gerencial quanto ao uso de instrumentos eficiente para atingir resultados desejados, como o pouco empreendedorismo, ausência de planejamento consistente, falta de informações eficaz, deficiência na organização dos dados contábeis, problemas de relacionamento pessoal, entre outras ferramentas.

Foi este problema de pouco uso das ferramentas de Gestão e, por conseguinte, de Controle nas empresas do Brasil que nos chamou atenção e gerou grande interesse em desenvolvermos e discutimos a seguinte temática na Faculdade de Estudos Avançados do Pará: “O Controle Interno das Empresas Privadas e a saída de Recursos financeiros”. Ao nos propor a abordar este tema, preocupa-nos a seguinte pergunta: Quais as principais dificuldades que as empresas privadas enfrentam para desenvolver um Controle interno financeiro eficaz? Essa reflexão, além de servir de elemento norteador para a construção deste trabalho, é que se procura responder como resultado da pesquisa.

Pela explanação acima, o Objetivo do Artigo é analisar o Controle Interno, abordando e discutindo a Saída de Recursos Financeiros das Empresas Privadas. O estudo busca - como pano de fundo, demonstrar os principais componentes trabalhados neste Ativo, com maior particularidade àqueles que dificultam o desempenho eficaz desta atividade.

Para atingir o propósito do estudo foi aplicado um Questionário com três perguntas junto aos representantes do Departamento financeiro das Empresas Alfa, Beta e Delta, cujas denominações fictícias foram para atender o sigilo das fontes das informações. As respostas da população pesquisada foram exploradas de duas maneiras: Primeiro, procedeu-se da descrição das informações e, segundo, confrontou-se o material descrito com o pensamento dos autores que trabalham o conceito de controle interno financeiro.

2. CONTROLE EMPRESARIAL

A maior participação e integração das economias no mercado mundial têm levados às empresas a adotarem estratégias para garantir seus objetivos, metas e missão. Por conta deste contexto, as instituições empresariais vêm exigindo dos Gestores o Controle efetivo de todas as atividades afins da organização.

Uma das definições de Controle é que este termo está intimamente ligado a função de planejamento, isto é, quando as atividades da firma estão sendo desenvolvidas em conformidade com planos elaborados (FIGUEIREDO; CAGGIANO, 2004). Neste sentido, um eficiente sistema de informação se torna um elemento de crucial importância para o desempenho da função de Controle, com base em ações corretivas, o que possibilita aos gestores julgar se o seu plano de ação. Por isso da importância de um sistema de informações passadas (feedback) para que o profissional controlador possa avaliar a qualidade do processo decisório, aperfeiçoando, se necessário(FIGUEIREDO; CAGGIANO, 2004).

Apesar da transcrição acima destacar a relevância da informação no Controle interno, estes mesmos autores chamam atenção de que os riscos das decisões futuras residem nas incertezas que, por sua vez, afetam os eventos futuros; ao passo que, em geral, os gestores planejam e fazem julgamentos sobre eventos futuros, tendo por base conhecimentos atuais, resultando em problema de assimetria de informações (FIGUEIREDO; CAGGIANO, 2004).

Oliveira, Perez Junior e Silva (2004) corroboram a colocação acima, visto que apontam três tipos de obstáculos de informações estratégicas, quanto à previsão do futuro, a saber: Os dados são gerados pela perspectivas funcional da empresa, e não por uma ótica ampla da Administração; os dados são interpretados e analisados por pressupostos ocultos e poucos claros, pautados em elementos subjetivos/incertos a respeito do futuro; e a carência de um sistema para armazenar e distribuir as informações entre os gestores.

Deixando de lado a pouca consistência do fator informação nas empresas, Oliveira, Perez Junior e Silva (2002) discutem o Controle pelo lado da gestão e, nesse sentido, sublinham que o termo Gestão significa gerir, gerenciar e administrar. Enfim, administrar é planejar, organizar, dirigir e controlar recursos, visando atingir determinado objetivo, criando estratégias administrativas e contábeis para que se cheguem as metas e, por conseguinte, aos objetivos da organização. Argumentam ainda que alguns princípios da organização (crenças, valores, filosofia, missão, etc.) exercem forte influencia no processo de condução e Controle da empresa na medida em que esses elementos subjetivos intervêm de maneira direta na tomada de decisões, afetando o modelo da Gestão empresarial.

O Conselho Federal de Contabilidade chama de sistema de controle interno o plano da Organização pelo qual abrange um conjunto integrado de métodos e procedimentos, adotados pela entidade na proteção de seu patrimônio, confiabilidade de seus registros e demonstrações contábeis, além da eficácia operacional dos gestores (OLIVEIRA, PEREZ JUNIOR E SILVA, 2004). Esta visão é confirmada por Basile e Kaneko (2000), ao colocarem que o conceito de Controle Interno está associado a quatro objetivos: Proteger bens, conferir a confiabilidade dos dados contábeis, eficiência operacional e implantar a cultura do uso das normas administrativas.

Desta maneira, o controle, acima de tudo, visa atingir uma das funções vitais na empresa, que é alcançar metas e objetivos estabelecidos, implicando no equilíbrio entre o planejado e realizado (CATELLI, 2001). Neste ponto, o controle é cabal na medida em que os gestores responsáveis pela execução das atividades participam ativamente do planejamento, corrigindo qualquer tipo de desvio das ações preestabelecidas.

O Controle pode ser desenvolvido mediante a quatro fases distintas:1) Conhecer a realidade;2) Compará-la com o que deveria ser; 3) Tomar conhecimento rápido das divergências e suas origens; e 4) Tomar atitudes para sua correção. O Controle abrange diversas etapas pelos as quais determinam o planejamento para alcançar os objetivos, organiza e supervisiona as operações necessárias para a implementação dos planos e desempenhos das metas desejadas (CATELLI, 2001). Tudo isso, entretanto, depende de uma ferramenta eficaz de Controle, que é um contundente sistema de informação, tornando-se o insumo principal do gestor na Organização.

Também se pode visualizar o controle, discutindo o termo Controladoria (MOSIMANN; FISCH, 1999). Entendem estes autores que a Controladoria representa um corpo de doutrinas e conhecimentos relativos à gestão econômica da empresa, podendo ser vista sob dois enfoques: Como órgão administrativo, que tem missão, função e princípios definidos no modelo de gestão, visando à contabilidade da empresa; e Como área do conhecimento humano, cujos fundamentos, conceitos, princípios e métodos são oriundos de outras ciências.

Tomando a ótica contábil a Controladoria implica em um conjunto de processos organizados de forma lógica, embora essa atividade não dependa necessariamente da existência de um órgão específico, ou seja, a Controladoria, pois, deve existir em uma empresa, tenha ou não um departamento administrativa específico para isso, cujo fim é a informação de qualidade (MAMBRINIET AL., 2002). Qual é, pois, a relação do Controle e a Controladoria?

Ambas estão estritamente interligadas: A Controladoria, como um departamento, tem o papel de auxiliar na execução das atividades de Controle, mediante a um conjunto de informações (OLIVEIRA; PEREZ JUNIOR E SILVA, 2004). Tanto é que o objeto principal da Controladoria são as funções de Planejamento, Controle, registro e divulgação dos fenômenos da Administração econômica e financeira da organização. Essas informações nos mostram que a Controladoria funciona como fonte de informação no processo de gestão do Controle, isto é, àquela subsidia esta.

Embora a Controladoria e o Controle caminhem juntos, autores, como Catelli (2001), relacionam a Controladoria a um Departamento especializado na gerência de informações da gestão econômica. Argumentam que este órgão interno, construído por profissionais especializados, tem a grande responsabilidade de influir nos resultados da organização. Nesse ponto, os profissionais da controladoria devem possuir múltiplos conhecimentos (gestão econômica, contábil, de negócio, etc.) como ferramentas para desenvolver suas atividades operacionais nas suas áreas respectivas (CATELLI, 2001).

Sobre os atores que atuam na Controladoria, Figueiredo e Caggiano (2004) consideram que este setor deve ser gerenciado por um profissional especializado (controller), cujo papel é zelar pela continuidade da empresa, viabilizando sinergias existentes, fazendo com que todas as atividades em conjunto alcancem resultados superiores, em comparação com o desempenho independente dos departamentos. O agente controller deve ser um profissional de No Hal, onde deve conhecer não apenas as funções de contabilidade ou de finanças, mas, também, deve ter conhecimento básico de economia, estatística, administração, informática, entre outras disciplinas.

Na percepção de Tung (2000 apud OLIVEIRA, PEREZ JUNIOR E SILVA, 2004), o profissional que exerce o papel de controlador deve ser um agente de alto nível na empresa, como a posição de Diretor, tendo uma visão proativa e para o futuro. Também esses autores recomendam outros atributos (capacidade de prever problemas futuros e saber coletar informações fidedignas, elaborar relatórios, traduzir o desempenho dos resultados (passado/presente), fazer estudo de mercado e emitir ideias para solucionar problemas, etc.), como forma de aumentar a qualidade do controlador e do controle.

De acordo com esta sequência, o controlador, além de possuir diversas habilidades, representa o elemento chave para que a empresa atinja as metas e objetivos planejados, visto que todo processo das atividades afins ao controle perpassa pela fiscalização e Gestão desse profissional.

Em síntese: O Controle é de fundamental importância para garantir que as atividades decididas na empresa sejam realizadas, de acordo com o planejado e desejado, aumentando a eficiência econômica dos seus resultados. Para tanto, a Organização deve explorar e exercer as principais ferramentas de Controle (planejamento, organização, profissionalismo, motivação, comunicação, etc.), pautadas em sistema eficiente de informação (Controladoria). Trata-se, contudo, de estratégias administrativas, contábeis e financeiras que visam não apenas controlar e implantar uma cultura de eficiência nas atividades, mas aumentar os resultados econômicos da empresa.

2.1. CONTROLE INTERNO DE RECURSOS - As saídas

As organizações não estão apenas preocupadas em produzir, mas também controlar a qualidade de seus estoques de recursos (humanos, materiais, financeiros, etc.). Destes, os ativos financeiros é os que oferecem maior preocupação por parte do empresariado, o que exige maior controle Contábil, visto que está relacionado diretamente com patrimônio, registros e demonstrações de exercícios, etc. (BASSO, 2005). Acrescentam esses autores que o Controle contábil diz respeito ao plano de organização e os procedimentos de registros relacionados com a salvaguarda dos ativos e fidedignidade dos registros financeiros, cujo fundo é garantir a segurança nas transações.

Além da fidedignidade das informações, como ferramentas do processo de Controle, os atores envolvidos têm que ter Responsabilidade com essa Meta, isto é, cada funcionário deve assumir responsabilidades no setor financeiro da empresa, garantido que todos os procedimentos de Controles sejam executados em sua forma cabal (SCHMIDT, 2002).

Para maior controle, é interessante que o controlador atente para os possíveis desvios que poderão surgir no Departamento financeiro da Organização (SILVA, 2000), ou seja, o controle interno eficaz depende da responsabilidade dos agentes envolvidos no processo. Ao contrário disto, a incompatibilidade de registro de ativos pode comprometer o desempenho de todo os esforços do controlador, resultando em resultados operacionais negativos da Organização. É nesse ponto que se expressa à importância de se identificar as variações, visando políticas de contenção e de correção na medida em que forem surgindo distorções de metas e de objetivos, no que diz respeito à saída de recursos do departamento financeiro da organização (FIGUEIREDO; CAGGIANO, 2004).

Mais que detectar desvios de metas, de objetivos e de conduta ou, mesmo, falha humana ou do sistema, o setor financeiro deve criar um Manual com as devidas instruções normativas aumentando a eficiência da rotina interna financeira (SILVA, 2000). Esse autor recomenda também, para maior formalização desse manual, que se elabora em formulários internos e externos a serem utilizados no cotidiano dos serviços financeiros da organização.

Quanto aos ativos que constituem a saída de recursos financeiros são vários os tipos, como: Salários dos funcionários, encargos sociais, impostos e contribuições, compromissos com fornecedores, pagamento de juros, dividendos, responsabilidade com empréstimos e com investimentos, etc. (BASILE; KANEKO, 2000). Além do controle desses ativos, a empresa deve conter no seu caixa espécie necessária apenas para as saídas de pequenas despesas diárias, a exemplo da refeição e condução.

Ainda na mesma linha de pensamento acima, as saídas de recursos da empresa podem ter maior controle mediante ao controle de caixa (CREPALDI, 2000). Este autor aponta dois tipos de caixa: O caixa rotativo, que não estipula um valor mínimo ou Máximo em espécie, mas funciona apenas para cobrir despesas imediatas, sendo recomposto por meio de emissão de cheques e seu controle deve ser mediante ao boletim de caixa. O segundo é o caixa de fundo fixo, que responsabiliza o emissor pela saída da espécie para as despesas rotineiras, através de recibos, com base nos gatos passados.

A grande importância do controle do caixa se traduz na finalidade de que este deve disponibilizar recursos de tal modo que garanta a realização das transações de acordo com o preestabelecido pela organização, desde que sejam todas elas registradas imediatamente e corretamente, após o fato(BASILE; KANEKO, 2000). Por outro lado, estes teóricos chamam atenção de que não se deve registrar nos boletins de caixa transações de ativos com as instituições financeiras ou com fornecedores, sob o risco de debilitar o controle interno.

As falhas no controle das saídas do departamento financeiro das empresas se manifestam nas seguintes situações: Valores recebidos, porém não depositados; Cheques assinados em branco em poder do caixa; Recebimento de vendas avista, porém sem a identificação com as transações originais; o não envio de extrato das contas de clientes; etc. (BASILE; KANEKO, 2000).

Pela descrição acima indica que, embora da existência de moderno sistema de equipamentos, muitas empresas ainda são vitimas de falhas recorrentes, seja por omissão, intenção ou imperícia nas atividades de registros operacionais, resultando em informações contábeis e financeiras equivocadas. Estes registros pouco consistentes, e a falta de registros, afetam diretamente o desempenho e a eficiência do controle na medida em que os resultados contábeis não estejam alinhados com a realidade e muito menos com as metas da empresa.

Além do controlador se preocupar com a saída de finanças em espécie, é interessante também atentar para as saídas de produtos ou serviços da empresa. Trata-se dos condicionantes que o controlador vai adotar para liberar esses bens, isto é, a capacidade financeira dos clientes em quitarem o que emitiram da empresa. Com o avanço dos meios de pagamentos, muitas pessoas honram seus compromissos com cartão de crédito, cheques, entre outros ativos, cujos registros ficam arquivados no sistema financeiro, permitindo a empresa fazer uma avaliação do histórico financeiro do cliente (MAMBRINI, et al., 2002).

Fazendo uma leitura das colocações de Manbrini et al. (2002), o controlador tem que levar em conta a variável “ficha financeira” do cliente, sob o risco da empresa liberar produtos ou serviços, e não ter o retorno financeiro, considerando que a própria tecnologia contribui para as tantas adulterações e falsificações.

Como maneira de coibir irregularidades, falhas e desvios na saída de recursos o agente responsável pelo controle pode recorrer aos seguintes procedimentos preventivos, como bem recomendam Crepaldi (2000)e Basile e Kaneko (2000):Os desembolsos devem ser realizados via emissão de cheques; o cheque deve ser assinado por dois funcionários; a pessoa que elabora deve ser distinta daquela que emite o documento de saída; depois de emitidos, todos os cheques devem ser carimbados; a pessoa que participa de conciliação bancária deve ser diferente daquela que emite pagamento, assim como evitar mecanismos de pagamentos pessoais, etc. Estes fatores preventivos contribuem para reduzir os desvios no processo de controle, aproximando o realizável do planejado.

Para solidificar os mecanismos descritos acima, aumentando o poder de controle das saídas, é interessante a elaboração de relatórios para serem registradas todas as movimentações financeiras, embora este documento deva obedecer aos seguintes requisitos: Mostrar a rotação e idade das contas, os saldos em relação às condições de vendas e a listagem das contas vencidas (SILVA, 2000). A isto se adiciona os balancetes detalhados dos saldos, onde devem ser listadas as contas a receber, entre outros ativos importantes, cujos registros devem ser periodicamente (semanal, mensal, trimestre, etc.), sendo contados e confrontados com os saldos dos registros contábeis.

Em síntese: O controle interno de recursos financeiros, tendo como foco às saídas, faz parte do planejamento da organização, exigindo do controlador o conhecimento de várias funções no contexto do processo, com relevância à leitura e análise das informações recebidas, para tomadas de decisões futuras. Agindo dessa maneira, o profissional controlador, a partir do setor financeiro, está contribuindo para que a organização atinja os seus propósitos mercadológicos, garantindo a sua a realização da sua missão no mercado.

Dentre o conjunto de autores que trabalham o conceito de Controle Interno, selecionaram-se alguns que mais se aproximam com objeto em estudo a ser analisado, como: Catelli (2001); Mambriniet al (2002); Silva (2000); Basile e Kaneko (2000); Crepaldi (2000); Oliveira, Perez Junior e Silva (2004); e Figueiredo e Caggiano (2004).

2. 2. METODOLOGIA

• Empresas Pesquisadas

A pesquisa foi realizada em 3 Empresas, em um período de 6 dias (18/24 de Maio de 2012), cujo critério de escolha foi o tamanho das organizações: Grande, Médio e Pequeno porte. Estas empresas foram denominadas de Alfa, Beta e Delta, respectivamente, como forma de se garantir o anonimato e sigilo das instituições. A Empresa Alfa, de grande porte, está localizada no município de Ananindeua, atua no segmento de alimentos e tem 1.500 funcionários. Dos itens que produz e comercializa se destacam o Leite de Coco, Bebidas, Coco em flocos e ralado, Doce de coco, entre outras linhas industriais.

Neste segmento, a Empresa Alfa é a única que atua neste tipo de mercado no Estado do Pará. A Empresa Beta, de médio porte,sediada em Belém, atua no segmento de distribuição de Materiais da Construção Civil, comercializando Pisos, materiais de revestimentos, entre outros itens em geral. Esta organização é responsável pela ocupação de 102 postos de trabalho, ao lado de outras empresas concorrentes. A Empresa Delta, de Pequeno porte, está localizada no centro de Belém, atua no ramo de confecção, empregando 1 (um) funcionário. Produz e comercializa itens de moda feminina em geral ao lado de outras empresas concorrentes, como a Anne Confecções.

• Coleta dos Dados

As informações de controle interno foram geradas a partir do questionário, junto aos responsáveis pelo Departamento financeiro das três empresas visitadas. O questionário foi semiestruturando por três perguntas, em conformidade com o objetivo do estudo, que foi encaminhado via e-mail para que as empresas pudessem responder. Destas, apenas na empresa Delta se teve uma conversa informal diretamente com o entrevistado, cujos informes foram anotados e registrados para análises.

• Análise dos Dados

As informações coletadas foram organizadas de modo descritivo, conforme o roteiro do questionário, destacando as opiniões e respostas dos elementos pesquisados. Como técnica de análise dessas informações, tomou-se o apoio de Augusto Triviños (1992, p.161) que pensa o processo de análise em três etapas: a) Pré-analise (organização e descrição do material coletado);b) Descrição analítica dos dados (codificação, classificação e categorização dos conceitos, conforme a base teórica); etc.Interpretação do referencial (tratamento e reflexão, de acordo com a experiência pessoal do pesquisador).

Triviños (1992) acrescenta que o confronto do material pesquisado com as literaturas vigentes é uma forma de validar, reforçar ou refutar o que os autores dizem a respeito de uma temática. É, pois, é justamente neste embate entre o que já existe e a recente pesquisa é que se produz conhecimento novo, o que justifica a relevância do saber fazer análise científica.

2.3. ANÁLISE DAS INFORMAÇÕES DAS EMPRESAS ALFA, BETA E DELTA

• Qual a principal dificuldade que a empresa possui em realizar um controle financeiro com eficiência?

Pré-análises

A Empresa Alfa, que tem 28 anos atuando no mercado, respondeu que não há dificuldades de controle financeiro neste departamento, devido o pequeno fluxo de clientes. A Empresa Beta, que tem 10 anos de mercado, afirmou que é a carência de Pessoal qualificado, pois “temos um sistema onde o controle das movimentações de entrada e saída de mercadoria é feito pelo fluxo de caixa, envolvendo vários ativos, como contas a pagar, contas a receber, etc. Porém, este sistema é controlado e monitorado por pessoas que, por falta de capacitação profissional, falham na realização desse trabalho.

A Empresa Delta, que tem 9 anos atuando no segmento de confecção, respondeu que a grande dificuldade é estruturar um sistema de controle eficiente que atenda as necessidades especifica da empresa.

De acordo com esta pré-análise, a maioria das empresas tem dificuldades de realizar um controle eficiente de seus recursos financeiros, cujos dois fatores apontados (pessoal qualificado e saber estruturar um sistema de controle) são apenas uma amostra desta situação. Neste contexto, certamente tem outros elementos que atuam contra o desenvolvimento de um eficiente controle interno de recursos financeiros.

Descrição analítica

A carência de material humano qualificado para o bom gerenciamento do controle interno nas empresas é um fator de relevância nas literaturas vigentes a tal ponto que consideram que este profissional deve fazer parte de um Departamento especializado, chamado de Controladoria (controller), coletando, filtrando e produzindo informações seguras, visando tomadas de decisões e que possam influir nos resultados da organização. Para tanto este Agente deve possuir múltiplos conhecimentos além da seara administrativa e contábil, cujo pano de fundo deste esforço é fazer com que “todas as atividades em conjunto alcancem resultados superiores, em comparação com o desempenho independente dos departamentos da Empresa”(CATELLI, 2001).

O controller deve ser um profissional de visão proativa e de futuro, possuindo alguns atributos, como: Capacidade de prever problemas futuros; ser proativo na elaboração de relatórios; saber traduzir o desempenho dos resultados da empresa, visando realimentar o processo; saber fazer estudo de mercado, visando o comportamento dos concorrentes, etc. As habilidades do controlador, portanto, representa a chave para que a empresa atinja suas metas e objetivos planejados (OLIVEIRA, PEREZ JUNIOR E SILVA, 2004).

Quanto ao pouco conhecimento de se implantar uma estrutura de controle eficiente, os autores concordam que, de fato, existe vários fatores que dificultam as empresas adotarem tal sistema. Se por um lado, a informação é um dos principais elementos que sustenta o controle, por outro, ela é também representa risco nas tomadas de decisão, haja em vista que as informações são pautadas no futuro, que é algo incerto. Para piorar a qualidade deste indicador, os Gestores planejam em cima de eventos futuros, porém com base em conhecimentos atuais, resultando em problema de assimetria de informações (FIGUEIREDO; CAGGIANO, 2004).

Outro elemento que dificulta estruturar o controle na organização é a incompatibilidade de Registros de ativos, que compromete o desempenho das atividades exercidas pelo controlador, resultando em resultados operacionais negativos da Organização, como na Compra e Recebimento de bens; Contabilidade e Custódia de bens; Recebimento de bens e contas a pagar; etc. (SILVA, 2000). Contribui para aprofundar esta situação a qualidade das informações, visto que estas são fundamentadas em previsão de futuro, podendo resultar na sua inconsistência e na sua má interpretação, sem falar na carência de um sistema para armazenar tais informações (OLIVEIRA, PEREZ JUNIOR E SILVA, 2004).

Interpretação do referencial

Por nosso lado, acreditamos que, mas que a carência de pessoal qualificado e o pouco conhecimento de se estruturar um sistema de controle, a dificuldade de maior empecilho são a incompatibilidade de registro de ativos, o que resulta não apenas em desvio de recursos, mas, contudo, na dificuldade de identificar as variações no processo de qualquer tipo de controle. Nestes termos, as informações distorcidas e equivocadas também geram decisões erradas por parte do gestor ou administrador, seja na Empresa Alfa, Beta ou Delta. Isto, em última instância, se traduz no não alcance das metas desejadas e no sucesso da empresa no mercado em que atua. Outra situação mais importante ainda: Independente do modelo de controle adotado na organização, as ferramentas usadas devem atender as necessidades especifica da empresa, como tamanho, atividade desenvolvida, quantidade de concorrentes, entre outros condicionantes.

• Quais os critérios de controle interno utilizados nas contas de Saída da empresa?

Pré-análise

A Empresa Alfa respondeu que é o Banco que auxilia no controle das saídas, pois “90% das transações financeiras que fazemos tem como intermediário a Agência bancária, visto que o nosso fluxo de clientes, incluindo o pagamento de salários”. Assim, tudo que entra e sai da empresa são depósitos no banco, sendo identificados todos os ativos realizados, como também os clientes envolvidos no processo.

Ao contrário da Alfa, a Empresa Beta possui vários clientes. Por isso, “vendemos a prazo no boleto bancário e em carteira. Logo, são duas situações que devem ser analisadas para o efetivo controle”, segundo o representante desta organização. Semanalmente, as sextas-feiras, o departamento financeiro emite relatórios das saídas e dos recebimentos que estão programados para serem realizados. A Empresa Delta adota duas medidas, como critério de controle interno. Uma para os clientes novos, “onde realizamos consultas de análise financeira para realizamos as vendas e a outra, para os clientes mais antigos, realizamos transações a prazo em carteira, que pagam com cartão de crédito e representa 80% dos clientes.

Esta pré analise mostra que as empresas pesquisadas levam em consideração, como critério de controle interno na saída de recursos, as consultas financeiras e bancárias da clientela.

Descrição analítica

Embora os autores selecionados não falem diretamente em critério de controle interno, porém os pensadores abordam sobre a capacidade financeira dos clientes para honrar seus compromissos com a empresa, cujo histórico no sistema financeiro pode servir de ferramenta de controle, avaliando a situação econômica pregressa do cliente, para todas as saídas (bens/serviços) tenham retornos (MAMBRINI, et al., 2002).

As saídas de recursos, seja em espécie ou em produto, podem ter maior controle mediante ao controle de caixa (rotativo/fundo fixo), visto que o caixa deve disponibilizar recursos apenas para as necessidades imediatas e que garantam as transações rotineiras estabelecidas pela organização, desde que sejam todas registradas imediatamente após o fato (CREPALDI, 2000). Por outro lado, Basile e Kaneko (2000) recomendam que não se deve registrar nos boletins de caixa transações de ativos com as instituições financeiras ou com fornecedores, sob o risco de debilitar o controle interno da empresa.

Interpretação do referencial

Com base na leitura e entendimento dos autores, a análise financeira do cliente, como mecanismo e critério de controle, é uma situação relativa e que, certamente, oscila. Se não vejamos: Clientes, que tem excelente histórico no mercado financeiro, podem entrar em crise de desemprego e desequilibrar a sua situação econômica, porém pode se considerar como algo passageiro, o que nada mais é do que a própria reprodução do desempenho econômico do país (ora estar em alta ou em baixa). Esta situação apenas inviabiliza a continuidade e o crescimento da empresa no mercado na medida em que exclui muitos clientes, ou seja, ao lado deste critério, o controlador tem que levar em conta a situação futura do cliente (emprego em vista, posse de patrimônio, entre outras garantias), ao liberar qualquer ativo da empresa.

• Que tipo de controle a empresa utiliza para evitar prováveis falhas nos registros das contas de Saídas da Empresa?

Pré-análise

A Empresa Alfa respondeu que é a Conciliação bancária, pois “esta permite fazer uma leitura do desempenho das realizações financeiras da empresa, o que permite coibir possíveis falhas”. A Empresa Beta também afirmou ser a Conciliação bancária o principal tipo de controle na movimentação financeira. Por exemplo, “para aqueles clientes que efetuam o pagamento através do boleto bancário, se faz o arquivamento do documento bancário. Também há situações em que os clientes efetuam o pagamento em carteira, nesse caso o controle é realizado pelo fluxo de caixa.

A Empresa Delta afirmou que evita falhas nas movimentações financeiras, tanto na entrado como na saída, utilizando relatórios gerenciais emitidos pelo sistema da empresa. Outro tipo de controle que a empresa adota são os extratos financeiros, emitidos pelas operadoras de cartão de crédito utiliza, onde é feita a conciliação das contas recebidas e saídas. Esta pré analise revela que as empresas pesquisadas adotam Conciliação bancária e os Relatórios gerenciais, como principais ferramentas e/ou mecanismos de controle.

Descrição analítica

Embora os autores analisados não incursionem na conciliação bancária, porém prescrevem sim a elaboração de Relatórios gerenciais, como mecanismo de controle, aumentando o poder das restrições das saídas, onde são registradas todas as movimentações financeiras, embora este documento deva obedecer aos seguintes requisitos. Além dos relatórios, se podem adotar os balancetes detalhando os saldos, como vigorosos tipos de controle (SILVA, 2000).

Ao lado dos relatórios gerenciais e dos balancetes, há outros tipos de controle que podem auxiliar o controle a coibir saídas indesejadas, como: Emitir desembolso via cheques e assinado por dois funcionários; não permitir que uma mesma pessoa elabora e emita documento de saída; Carimbar todos os cheques após sua emissão; não permitir que uma mesma pessoa participe de conciliação bancária e da emissão de pagamento; não concentra várias funções financeiras em um único funcionário; não permitir que o desembolso de caixa seja uma função fixa rotativa (CREPALDI, 2000; BASILE, KANEKO, 2000).

Interpretação do referencial

A Conciliação bancária e os Relatórios gerenciais, como principais tipos de controle adotados sinalizam que as empresas pesquisadas pouco exploram as ferramentas administrativas e contábeis, prescritas pela seara científica e acadêmica. Portanto, são dois instrumentais que tem pouca capacidade para detectar falhas, desvios e causas do não cumprimento das metas e objetivos planejados pela organização, o que indica a dificuldade de a empresa atingir uma situação socioeconômica desejada.

3. CONCLUSÕES

A economia de mercado global tem imposto mudanças no comportamento das empresas, que resulta no aumento da concorrência entre as organizações. Para não serem excluídas do mercado, as empresas buscam ou constroem estratégias para dar continuidade naquilo que sabem produzir e comercializar, realizando a sua Missão. O Controle Interno, desta maneira, se tornou um vigoroso instrumental do departamento contábil e financeira das empresas neste inicio de século XXI.

Considerando que o objetivo do Artigo foi analisar o Controle Interno, abordando a Saída de Recursos Financeiros das Empresas Privadas, os resultados do estudo apontaram para os seguintes pontos, como se discorrem a seguir.

O estudo indicou que a maioria das empresas, independente do segmento em que atua e do seu porte, tem dificuldade de realizar um eficiente controle da saída de seus recursos financeiros, sendo que dois fatores explicam esta situação: Pessoal qualificado e o pouco conhecimento na montagem de uma estrutura de controle interno. Estas são as principais dificuldades que as empresas privadas enfrentam para desenvolver um Controle interno financeiro eficaz (Resposta da Pergunta).

A pesquisa demonstrou que as empresas recorrem às consultas financeiras e bancárias dos clientes, a Conciliação bancária e os Relatórios gerenciais, como critérios e ferramentas de controle interno nas saídas de ativos da empresa. Esta constatação indica que as organizações adotam mecanismos distintos para atingir suas metas de controle até porque as empresas são de tamanhos, segmentos e de naturezas distintas.

Os principais componentes trabalhados no controle dos Ativos de saídas são, portanto, às consultas financeiras e bancárias dos clientes, a Conciliação bancária e os Relatórios gerenciais. Estes expedientes de controle, ao lado da carência de pessoal qualificado para estruturar um eficaz controle, contribuem para que as empresas tenham pouco sucesso nas metas e objetivos planejados.

Este resultado nos leva a concluir que: As Empresas pouco exploram as ferramentas contábeis, prescritas pelos autores (emitir desembolso via cheques; não permitir que uma mesma pessoa elabora e emita documento de saída; Carimbar todos os cheques após sua emissão; não permitir que uma mesma pessoa participe de conciliação bancária e da emissão de pagamento; entre outras formas de controle). O não uso destes mecanismos contábeis explica, pois, a dificuldade de se implantar um sistema de controle eficaz nos ativos de saída das organizações pesquisadas.

E, para finalizar estas conclusões, o desenvolvimento deste trabalho, intitulado de “O Controle Interno das Empresas Privadas e a saída de Recursos financeiros”, foi de grande valia não apenas para a obtenção do Titulo de especialização em Auditoria, Controladoria e Pericia Contábil, mas, sobretudo, para a nossa qualificação profissional neste campo. Esta formação nos habilitou apontar possíveis soluções ao problema de controle nas organizações, fruto do aprendizado das ferramentas contábeis na Faculdade de Estudos Avançados do Pará.

REFERÊNCIAS

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CATELLI, Armando (coord.). Controladoria: Uma abordagem da gestão econômica. 2ª ed.

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CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contábil: Teoria e Prática. São Paulo: Atlas, 2000.

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