CUIDADOS COM OS CUSTOS INVISÍVEIS...

É mister que o empresário esteja sempre revendo os seus custos, no dia a dia da empresa. Muitas vezes esquecemos-nos de muitos detalhes que emperram o empreendimento. Um item importantíssimo, pelo menos particularmente aconteceu conosco, que pelo fato de trabalharmos muitos anos, ou melhor, ter aprendido trabalhar com inflação altíssima, sobravam brechas para pequenas e grandes aventuras, como por exemplo, compras em quantidades mais altas, talvez até fora do giro de praxe, prazos mais alongados. A inflação era tão alta e os preços subiam tanto que, mesmo com estoque sem muito giro, dava a impressão de que se estava lucrando o necessário. Hoje vimos que não sobra mais espaço para estas aventuras, mesmo porque os preços não estão subindo como dantes. Como falei sobre as aventuras, notavam-se mais crescimentos, compra de mais imóveis e Benz em geral. Explicando melhor sobre as altas de preço tão altas que, cobria os erros de estocagem e de alongamentos de prazos de vendas.

O estoque com giro baixo acaba sendo uma pedra no sapato de empresário da atualidade, aliado também com a morosidade dos recebimentos. É comum nas pequenas e medias empresas, especialmente no nosso ramo, peças e acessórios para veículos automotores, a crença de alguns clientes, que insistem ainda em pagar quando puder, quando da certo, ou deixando por ultimo, talvez pensão: Esta firma é rica e podemos enrolá-los até quando for possível.

Esta também inserido neste item e oxalá a falta de uso adequado das ferramentas administrativas, decisão inteligente do empresário ao delegar suas decisões de apoio à pessoal mais qualificados. Profissionalmente capacitados a estar usando o coração e a razão, em detrimento de usar somente a amizade e o coração, a causa da patinação empresarial, alem do outro item, variedade e volume de itens, que empacam no estoque, transformando em peso para o caixa.

Costumo falar que administrar uma pequena, media ou grande empresa, ou mesmo uma prefeitura, um estado, ou um pais, não é muito diferente de administrar a nossa própria casa, ou um orçamento familiar. Tudo corre as mil maravilhas e bem quando gastamos, menos do que ganhamos.

Aventurar ainda é necessário, dentro dos parâmetros de sensibilidade, Fe, coragem, conhecimentos do mercado e tino empresarial.

Alem do mais, eu quero vender determinado produto e você quer comprar, eu tenho o produto que você precisa, e você em troca tem o numerário, ou crédito confiável, então a nossa função será se desdobrar para concretizar a negociação, dentro do parâmetro funcionando como o fiel da balança, as duas partes, fiquem satisfeitas e contentes.

A seguir passo texto de Carlos Alberto Zaffani, que fora me passado pelo contador Jerônimo Jose de Oliveira - Frutal/MG, que achei oportuno, como segue:

CUIDADOS COM OS CUSTOS INVISÍVEIS

Você conhece todos os custos de sua empresa? Eles são apurados de forma consistente e considerados apropriadamente na composição dos preços? Será que não existe nenhum custo escondido relevante que você não está computando em sua planilha?

Possivelmente, as respostas não serão iguais, mas acredito que a maioria esmagadora afirmará que todos os custos são conhecidos e com maior ou menor grau de assertividade são computados em suas bases de dados e nas planilhas para determinação dos preços.

Será que essa provável conclusão é verdadeira? Será que as empresas estão atentas a todas as questões que podem onerar seus custos?

A realidade é que as pessoas e as empresas trabalham com evidências e fatos e; consequentemente, somente os dados quantificáveis e/ou valorizáveis são considerados na apuração dos custos. Assim, neste tópico não vamos tratar dos custos quantificáveis, variáveis ou fixos, mas sim daqueles que sabemos existir, os quais nos habituamos conviver e que, no entanto, são capazes de corroer as bases de tantas empresas - como a sua - solidamente constituídas.

Mas de que custos estamos falando? - Para facilitar a compreensão, vamos agrupá-los em seis diferentes campos, a saber:

I - Relações Humanas.

II - Controles.

III - Pessoal.

IV - Recursos Materiais.

V - Gestão.

VI - Treinamento / Qualidade.

I - Relações Humanas

1. Os custos de um clima organizacional ruim, gerado, entre outras, pela permissividade em relação aos boatos, fofocas e politicagem interna.

2. da aceitação natural de críticas destrutivas, boicotes e resistências.

3. de sistemas de comunicação ineficientes que alimentam mal-entendidos e inviabilizam a harmonia interna.

4. por não saber aproveitar e direcionar adequadamente os talentos internos.

5. decorrentes da inexistência ou falta de diálogo e da falta de sintonia entre as pessoas.

6. gerados pela falta de autenticidade, falsidade e desgastes entre as pessoas.

7. da apatia e do isolamento das pessoas.

II - Controles

1. Os custos gerados pela desconfiança e criação de controles internos em excesso.

2. oriundos do excesso de informação e de dados desnecessários, que não agregam nenhum valor.

3. da inexistência ou falta de controle.

4. da falta de organização.

5. decorrentes do excesso de burocracia.

III - Pessoal

1. Os custos da falta de motivação e interesse.

2. da inexistência de cooperação entre as pessoas.

3. da competição predatória.

4. da exteriorização de riqueza, exibicionismo e necessidade de "status".

5. que bloqueiam o aprendizado, gerados pela prepotência e arrogância de muitas pessoas.

6. da permissividade em relação aos "quebra-galhos", "mais ou menos" e "gambiarras".

7. da desmotivação e da postura "não é problema meu!".

8. gerados pela inexistência ou falta de criatividade e bom humor.

IV - Recursos Materiais

1. Os custos gerados pela ociosidade dos Ativos.

2. decorrentes do mau uso dos bens e instalações.

3. advindos da utilização de tecnologias ultrapassadas e obsoletas.

4. da conveniência e manutenção de estoques de "segurança" acima do razoável.

5. da falta de manutenção ou da manutenção excessiva.

6. da aceitação de estruturas superdimensionadas.

V - Gestão

1. Os custos da utilização de sistemas e processos obsoletos.

2. da falta de austeridade no trato de tudo que se relaciona à empresa.

3. da falta de planejamento e do planejamento focado no "curto prazo".

4. da falta de lideranças naturais e da existência de lideranças omissas e ausentes.

5. do "turnover" de funcionários.< br>

6. da execução de trabalhos em duplicidade.

7. da morosidade no processo decisório.

8. decorrentes de decisões baseadas em análises superficiais.

9. de negociações mal conduzidas e com baixo nível de compromisso e exigência.

10. por querer "reinventar a roda".

11. decorrentes da incoerência nas decisões entre produzir internamente ou terceirizar.

12. de manter procedimentos e tomar decisões baseadas na "memória institucional", do tipo: "foi assim que nós crescemos!", "isso sempre deu certo!".

VI - Treinamento / Qualidade

1. Os custos do refazer, do corrigir e/ou do compensar os erros.

2. não apurados dos desperdícios dos itens não produtivos.

3. da "qualidade a qualquer preço".

4. da falta de reciclagem de materiais.

5. da falta de profissionalismo, da ineficiência, ineficácia e do funcionário desempenhando atribuições para as quais não foi adequadamente preparado.

6. de fazer o que não é mais necessário.

7. de atender pedidos "urgentes".

Embora tenhamos relacionado 45 circunstâncias, ocorrências e situações que geram custos que poderíamos chamar de invisíveis - ou seria "inquantificáveis?" - para as organizações, seguramente elas não esgotam o assunto.

O principal objetivo em trazer este tema para reflexão e discussão é chamar a atenção de nossos gestores - proprietários, diretores, gerentes, coordenadores, supervisores, encarregados, líderes, etc. - uma vez que todas as empresas convivem com algumas ou muitas dessas situações e circunstâncias e nada ou pouco fazem para mudar. Embora não seja regra, observamos que as causas mais comuns que conduzem as empresas nessa atitude são:

- Gerenciamento permissivo e tolerante com muitas ocorrências que embutem custos não valorizados e com isso incentiva o desenvolvimento de condutas e atitudes em geral, que além de não agregarem nenhum valor, contribuem para um ambiente interno negativo, sem comprometimento, cooperação e profissionalismo.

- Cultura interna construída com base em valores discutíveis sob o ponto de vista ético e comportamental.

- Lucros muito expressivos no passado ou no presente podem desenvolver um nível inaceitável de tolerância e acomodação.

- Paternalismo, muito comum nas pequenas e médias empresas, dificulta a implantação de uma gestão profissional.

- Estruturas de pessoal construídas há muitos anos e em bases que não mais se sustentam diante dos desafios atuais.

- Preparação, treinamento e atualização profissional insuficientes.

Com o nível de competição atual, é preciso estar atento a todos os detalhes que envolvem as relações humanas (tanto no âmbito interno, quanto externo), observando o comportamento de todos os colaboradores com uma visão madura e equilibrada; mantendo controles eficientes e eficazes que possam ser traduzi dos em dados e informações consistentes para tomadas de decisões; sabendo extrair o máximo dos recursos materiais disponíveis; desenvolvendo um estilo de gestão profissional, responsável, criativo, inovador, participativo, pró-ativo e principalmente, que saiba compartilhar os resultados alcançados e finalmente, jamais descuidar-se da necessidade de fornecer meios para que todos os colaboradores possam ser treinados e preparados para enfrentar os novos desafios.

Todos devem lembrar-se daquele velho ditado: "o que os olhos não vêem o coração não sente!". Pois é, pode até ser uma verdade para as pessoas, porém, no mundo das empresas, quando "os olhos não vêem - ou não querem ver - as organizações sofrem, enfraquecem-se, perdem competitividade e muitas até deixam de existir!"

Convido todos a aproveitar a relação dos custos identificados e relacionados anteriormente e fazer uma avaliação sincera de como sua empresa lida com eles.

Bom trabalho!

Autor: CARLOS ALBERTO ZAFFANI

Consultor, Administrador de Empresas e Conta dor Diretor da Zaffani Asses. Empresarial S/C Ltda.